Postverwerking inkomende en uitgaande post

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Postverwerking inkomende en uitgaande post in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het verwerken van inkomende post door de stukken van een datumstempel te voorzien en, indien afgegeven aan de balie, ook van een stempel 'afgegeven', waarna de inkomende post intern wordt verzonden naar de juiste geadresseerde (zie M3965)

  Gerechtvaardigd belang. Het gerechtvaardigde belang is gelegen in een zorgvuldig verloop van het postproces

• Het verwerken van uitgaande post door stukken in voorkomend geval in te pakken en/of klaar te maken voor verzending en te sorteren op verzending via PostNL of via de Dienst Vervoer van de Raad van State

  Gerechtvaardigd belang. Het gerechtvaardigd belang is gelegen in een zorgvuldig verloop van het postproces

• Het registreren van buiten kantoortijden ingekomen post door de beveiliging op de Inschrijflijst post

  Gerechtvaardigd belang. Het gerechtvaardigde belang is gelegen in een zorgvuldig verloop van het postproces en het aan de hand van het moment van ontvangst kunnen beoordelen van de ontvankelijkheid van (hoger) beroepen.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Geadresseerde van het poststuk (inkomende post)

• Gegevens: Titel(s), voorletter(s), voornaam, achternaam, bedrijfsonderdeel, kamernummer
• Verzameldoel: Het verwerken van inkomende post door de stukken van een datumstempel te voorzien en, indien afgegeven aan de balie, ook van een stempel 'afgegeven', waarna de inkomende post intern wordt verzonden naar de juiste geadresseerde (zie M3965)
• Bewaartermijn: Zolang het verwerken van de post duurt
• Bron: Van de verzender van het poststuk
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan het poststuk niet intern verzonden worden.

Geadresseerde van het poststuk (uitgaande post)

• Gegevens: Titel(s), voorletter(s), voornaam, achternaam, adres, postcode woonplaats, organisatie, bedrijfsonderdeel, kamernummer
• Verzameldoel: Het verwerken van uitgaande post door stukken in voorkomend geval in te pakken / klaar te maken voor verzending en te sorteren op verzending via PostNL of via de Dienst Vervoer van de Raad van State (naar ministeries en rechtbanken)
• Bewaartermijn: Zolang het verwerken van de post duurt.
• Bron: Van de verzender van het poststuk
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kunnen de stukken niet verzonden worden.

Afzender van bij de balie afgegeven poststuk (inkomende post)

• Gegevens: Voorletter(s) en achternaam, adres, postcode en woonplaats
• Verzameldoel: Het verwerken van inkomende post door de stukken van een datumstempel te voorzien en, indien afgegeven aan de balie, ook van een stempel 'afgegeven'. Daarna wordt de inkomende post intern verzonden naar de juiste geadresseerde (zie M3965)
• Bewaartermijn: Van de afzender van bij de balie afgegeven post wordt de naam (en datum en tijdstip van afgifte) geregistreerd in een excel-bestand, dat 1 jaar wordt bewaard.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen juiste registratie plaatsvinden. De registratie is van belang om in voorkomend geval te kunnen aantonen dat een poststuk wel of niet (tijdig) is ontvangen.

Afzender van buiten kantoortijden in de brievenbus gedeponeerde post (inkomende post)

• Gegevens: Afhankelijk van de afzender: voorletters, achternaam, straat en huisnummer of postbus, postcode, naam advocatenkantoor
• Verzameldoel: Het registreren van buiten kantoortijden ingekomen post door de beveiliging op de Inschrijflijst post
• Bewaartermijn: Zes maanden
• Bron: Betrokkene: de afzender van het poststuk
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen juiste registratie plaatsvinden. De registratie is van belang om in voorkomend geval te kunnen aantonen dat een poststuk wel of niet (tijdig) is ontvangen.

Medewerkers van de beveiliging

• Gegevens: Initialen
• Verzameldoel: Het registreren van buiten kantoortijden ingekomen post door de beveiliging op de Inschrijflijst post
• Bewaartermijn: Zes maanden
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen juiste registratie plaatsvinden. De registratie is van belang om in voorkomend geval te kunnen aantonen dat een poststuk wel of niet (tijdig) is ontvangen en wat er na ontvangst met het poststuk is gebeurd.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Geadresseerde van het poststuk
• Dienst Vervoer van de Raad van State
• PostNL
• Medewerkers van de Postselectie en postkamer
• Rijkslogistiek (IKPD)
• Medewerkers van de beveiliging

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.