Primair proces

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Primair proces in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

De Huurcommissie verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens voor de uitvoering van wettelijke taken. Het betreft het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure. De wettelijke taken zijn opgenomen in de artikelen 4 tot en met 6 van de Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte (Uhw). Onderdeel van de geschilbeslechting is een legesveroordeling op grond van artikel 7 Uhw.

Wettelijke verplichting

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Huurders

• Gegevens: NAW-gegevens, inclusief geslacht
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor het uitvoeren van de betreffende procedure, zoals verzocht door de verzoeker. Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: De verzoekende partij levert de gegevens aan, ook de gegevens van de wederpartij. Indien de huurder de verzoekende partij is, komen de gegevens uitsluitend bij de betrokkene zelf vandaan. Indien de verhuurder de verzoekende partij is, dan worden de gegevens van de huurder aangeleverd door de verhuurder en komen de gegevens dus niet van de huurder zelf.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De verzoekende partij is volgens de Awb, artikel 4.2 verplicht om NAW-gegevens aan te leveren bij het doen van een aanvraag/verzoek. Daarnaast zijn de gegevens nodig t.b.v. schriftelijke communicatie, waaronder het verzenden van de uitspraak. Dit is standaard onderdeel van de procedure.

• Gegevens: Telefoonnummer
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor het uitvoeren van de betreffende procedure, zoals verzocht door de verzoeker. Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure. Daarnaast worden deze gegevens verzameld zodat er met de juiste personen gecommuniceerd kan worden via de telefoon en e-mail.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: De verzoekende partij levert de gegevens aan, ook de gegevens van de wederpartij. Indien de huurder de verzoekende partij is, komen de gegevens uitsluitend bij de betrokkene zelf vandaan. Indien de verhuurder de verzoekende partij is, dan worden de gegevens van de huurder aangeleverd door de verhuurder en komen de gegevens dus niet van de huurder zelf.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Wanneer de verzoeker het verzoek via het online webformulier indient, is de verzoeker verplicht zijn/haar gegevens in te vullen. Ook het telefoonnummer van de wederpartij is verplicht. Uitgangspunt voor wat betreft het e-mailadres is dat wanneer een verzoek digitaal ingediend wordt, de Huurcommissie ook via de digitale weg correspondeert met de verzoeker. De telefoonnummers van beide partijen zijn verplicht ten behoeve van de uitvoering van de procedure (intake, bemiddeling, etc.).

• Gegevens: Rekeningnummer
• Verzameldoel: Het rekeningnummer wordt verwerkt in het kader van de betaling van het voorschot op de leges of de legesveroordeling. De leges zijn een bijdrage aan de kosten van de procedure bij de Huurcommissie en zijn vastgelegd in de wet (art. 7 Uhw).
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Het rekeningnummer wordt niet actief opgevraagd door de Huurcommissie maar wordt verwerkt als gevolg van de betaling van het voorschot op de leges of de legesveroordeling. De verzoekende partij is verplicht het voorschot op de leges te betalen anders wordt het verzoek niet in behandeling genomen. De in het ongelijk gestelde partij is verplicht de legesveroordeling te voldoen. Deze wordt geïnd door het CJIB.

• Gegevens: Burgerservicenummer en geboortedatum
• Verzameldoel: Wettelijke plicht: het vragen van een vergoeding t.b.v. geschilbeslechting Wanneer huurder niet-verzoeker is en in het ongelijk gesteld wordt, dient huurder een legesveroordeling te betalen. Hiertoe worden het BSN en de geboortedatum opgevraagd via het BRP.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Het BSN en de geboortedatum worden via het BRP opgevraagd.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Bij inkomensafhankelijke huurverhoging: - Inkomensverklaring van de Belastingdienst - Door huurder aangeleverde inkomensverklaring van alle bewoners - Door huurder aangeleverd uittreksel BRP (bijzondere gegevens): - Door huurder aangeleverde relevante medische indicatie of WMO of WVG-beschikking
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor de uitvoering van de procedure omtrent de huurverhoging (art. 7:253.2 BW). Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: De verzoekende partij levert de gegevens aan, ook de gegevens van de wederpartij. Indien de huurder de verzoekende partij is, komen de gegevens uitsluitend bij de betrokkene zelf vandaan. Indien de verhuurder de verzoekende partij is, dan worden de gegevens van de huurder aangeleverd door de verhuurder en komen de gegevens dus niet van de huurder zelf.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De opgevraagde gegevens zijn nodig voor het uitvoeren van de procedure omtrent de huurverhoging (art. 7:253.2 BW).

• Gegevens: Bij vrijstellingsverzoeken voor de leges: - Definitieve beschikking huurtoeslag óf - Laatste beschikking of specificatie bijstandsuitkering
• Verzameldoel: De gegevens worden verzameld ten behoeve van het beoordelen van verzoeken tot vrijstelling van de leges (toekennen of weigeren). De Huurcommissie heeft de wettelijke plicht om leges te innen (art. 7 Uhw). Wanneer de verzoeker een laag inkomen heeft, kan deze de Huurcommissie verzoeken tot vrijstelling van betaling.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De Huurcommissie heeft de gegevens nodig om een oordeel te kunnen geven over het verzoek tot vrijstelling van de leges.

• Gegevens: Correspondentieadres (straat, huis-/postbusnummer, postcode, woonplaats, e-mailadres)
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor het uitvoeren van de betreffende procedure, zoals verzocht door de verzoeker. Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure. Daarnaast worden deze gegevens verzameld zodat de huurder via het juiste adres aangeschreven kan worden.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Bij verzoeken per post: Handtekening
• Verzameldoel: De verzoekende partij is volgens de Awb, artikel 4.2 verplicht om de aanvraag/het verzoek ondertekend aan te leveren.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De verzoekende partij is volgens de Awb, artikel 4.2 verplicht om de aanvraag/het verzoek ondertekend aan te leveren. Wanneer het verzoek niet ondertekend is, voldoet deze niet aan de wettelijke eisen. De Huurcommissie kan besluiten het verzoek niet te behandelen.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Gegevens over gezondheid

Verhuurders/beheerders

• Gegevens: NAW-gegevens, inclusief geslacht
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor het uitvoeren van de betreffende procedure, zoals verzocht door de verzoeker. Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: De verzoekende partij levert de gegevens aan, ook de gegevens van de wederpartij. Indien de verhuurder de verzoekende partij is, komen de gegevens uitsluitend bij de betrokkene zelf vandaan. Indien de huurder de verzoekende partij is, dan worden de gegevens van de verhuurder aangeleverd door de verhuurder en komen de gegevens dus niet van de verhuurder zelf.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De verzoekende partij is volgens de Awb, artikel 4.2 verplicht om NAW-gegevens aan te leveren bij het doen van een aanvraag/verzoek. Daarnaast zijn de gegevens nodig t.b.v. schriftelijke communicatie, waaronder het verzenden van de uitspraak. Dit is standaard onderdeel van de procedure.

• Gegevens: Telefoonnummer en e-mailadres
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor het uitvoeren van de betreffende procedure, zoals verzocht door de verzoeker. Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure. Daarnaast worden deze gegevens verzameld zodat er met de juiste personen gecommuniceerd kan worden via de telefoon en e-mail.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: De verzoekende partij levert de gegevens aan, ook de gegevens van de wederpartij. Indien de huurder de verzoekende partij is, komen de gegevens uitsluitend bij de betrokkene zelf vandaan. Indien de verhuurder de verzoekende partij is, dan worden de gegevens van de huurder aangeleverd door de verhuurder en komen de gegevens dus niet van de huurder zelf.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Wanneer de verzoeker het verzoek via het online webformulier indient, is de verzoeker verplicht zijn/haar gegevens in te vullen. Ook het telefoonnummer van de wederpartij is verplicht. Uitgangspunt voor wat betreft het e-mailadres is dat wanneer een verzoek digitaal ingediend wordt, de Huurcommissie ook via de digitale weg correspondeert met de verzoeker. De telefoonnummers van beide partijen zijn verplicht ten behoeve van de uitvoering van de procedure (intake, bemiddeling, etc.).

• Gegevens: Correspondentieadres (straat, huis-/postbusnummer, postcode, woonplaats, e-mailadres)
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor het uitvoeren van de betreffende procedure, zoals verzocht door de verzoeker. Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure. Daarnaast worden deze gegevens verzameld zodat de huurder via het juiste adres aangeschreven kan worden.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Rekeningnummer
• Verzameldoel: Het rekeningnummer wordt verwerkt in het kader van de betaling van het voorschot op de leges of de legesveroordeling. De leges zijn een bijdrage aan de kosten van de procedure bij de Huurcommissie en zijn vastgelegd in de wet (art. 7 Uhw).
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Het rekeningnummer wordt niet actief opgevraagd door de Huurcommissie maar wordt verwerkt als gevolg van de betaling van het voorschot op de leges of de legesveroordeling. De verzoekende partij is verplicht het voorschot op de leges te betalen anders wordt het verzoek niet in behandeling genomen. De in het ongelijk gestelde partij is verplicht de legesveroordeling te voldoen. Deze wordt geïnd door het CJIB.

• Gegevens: Bij verzoeken per post: Handtekening
• Verzameldoel: De verzoekende partij is volgens de Awb, artikel 4.2 verplicht om de aanvraag/het verzoek ondertekend aan te leveren.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De verzoekende partij is volgens de Awb, artikel 4.2 verplicht om de aanvraag/het verzoek ondertekend aan te leveren. Wanneer het verzoek niet ondertekend is, voldoet deze niet aan de wettelijke eisen. De Huurcommissie kan besluiten het verzoek niet te behandelen.

• Gegevens: Burgerservicenummer en geboortedatum
• Verzameldoel: Wettelijke plicht: het vragen van een vergoeding t.b.v. geschilbeslechting Wanneer huurder niet-verzoeker is en in het ongelijk gesteld wordt, dient huurder een legesveroordeling te betalen. Hiertoe worden het BSN en de geboortedatum opgevraagd via het BRP.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Het BSN en de geboortedatum worden via het BRP opgevraagd.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Gemachtigde huurder/verhuurder

• Gegevens: NAW-gegevens, inclusief geslacht
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor het uitvoeren van de betreffende procedure, zoals verzocht door de verzoeker. Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De verzoekende partij is volgens de Awb, artikel 4.2 verplicht om NAW-gegevens aan te leveren bij het doen van een aanvraag/verzoek. Daarnaast zijn de gegevens nodig t.b.v. schriftelijke communicatie, waaronder het verzenden van de uitspraak. Dit is standaard onderdeel van de procedure.

• Gegevens: Telefoonnummer en e-mailadres
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor het uitvoeren van de betreffende procedure, zoals verzocht door de verzoeker. Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure. Daarnaast worden deze gegevens verzameld zodat er met de juiste personen gecommuniceerd kan worden via de telefoon en e-mail.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Wanneer de verzoeker het verzoek via het online webformulier indient, is de verzoeker verplicht deze gegevens in te vullen. Uitgangspunt voor wat betreft het e-mailadres is dat wanneer een verzoek digitaal ingediend wordt, de Huurcommissie ook via de digitale weg correspondeert met de gemachtigde van verzoeker. De telefoonnummers van beide partijen zijn verplicht ten behoeve van de uitvoering van de procedure (intake, bemiddeling, etc.).

• Gegevens: Bij verzoeken per post, ingediend door de gemachtigde: Handtekening
• Verzameldoel: De verzoekende partij is volgens de Awb, artikel 4.2 verplicht om de aanvraag/het verzoek ondertekend aan te leveren.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De verzoekende partij is volgens de Awb, artikel 4.2 verplicht om de aanvraag/het verzoek ondertekend aan te leveren. Wanneer het verzoek niet ondertekend is, voldoet deze niet aan de wettelijke eisen. De Huurcommissie kan besluiten het verzoek niet te behandelen.

Derden (bij servicekostenzaken)

• Gegevens: NAW-gegevens van andere huurders waarover de servicekosten verdeeld zijn; ook van medewerkers van de verhuurder of personen die door de verhuurder zijn ingehuurd (op afrekening en facturen) en de salarisgegevens van deze medewerkers/personen.
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor het uitvoeren van de procedures inzake servicekosten (art. 7:260 BW) en voorschot nutsvoorzieningen (art. 7:261 BW), zoals verzocht door de verzoeker. Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: In het geval van servicekostenzaken zijn deze gegevens verplicht met oog op het doen van onderzoek en een uitspraak.

Leden bewonerscommissie of bewonersorganisatie (bij Wohv-zaken)

• Gegevens: NAW-gegevens (contactpersoon)
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor het uitvoeren van de betreffende procedure, zoals verzocht door de verzoeker. Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De verzoekende partij is volgens de Awb, artikel 4.2 verplicht om NAW-gegevens aan te leveren bij het doen van een aanvraag/verzoek. Daarnaast zijn de gegevens nodig t.b.v. schriftelijke communicatie, waaronder het verzenden van de uitspraak. Dit is standaard onderdeel van de procedure.

• Gegevens: Telefoonnummer van beide partijen
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor het uitvoeren van de betreffende procedure, zoals verzocht door de verzoeker. Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Het telefoonnummer van de wederpartij wordt aangeleverd door de verzoekende partij.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De telefoonnummers van beide partijen zijn verplicht ten behoeve van de uitvoering van de procedure (intake, bemiddeling, etc.).

• Gegevens: Als er een akte van oprichting aanwezig is, bevat deze akte persoonsgegevens. Het betreft n.a.w.-gegevens, geboorteplaats, geboortedatum, huwelijkse staat en nummer identiteitsbewijs van de oprichters.
• Verzameldoel: De Huurcommissie verzamelt de gegevens voor het uitvoeren van de betreffende procedure, zoals verzocht door de verzoeker. Dit valt onder de uitvoering van de wettelijke taken van de Huurcommissie: het doen van uitspraken over geschillen tussen huurder en verhuurder. De bemiddeling tussen partijen is onderdeel van de procedure.
• Bewaartermijn: De gegevens mogen, overeenkomstig wet- en regelgeving, maximaal 5 jaar bewaard worden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Huurder
• Verhuurder
• Gemachtigde huurder/verhuurder

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.