Procesondersteuning stafbureau beveiligingscoördinator DOSCO

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Procesondersteuning stafbureau beveiligingscoördinator DOSCO in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Voeren administratie aangevraagde en lopende veiligheidsonderzoeken dan wel verklaringen omtrent gedrag (VOG) van (potentiële) werknemers en niet-werknemers geplaatst of geregistreerd bij DOSCO

  Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Gezien de omvang van de doelgroep, het tijdig kunnen plaatsen van (potentiele) werknemers en niet werknemers op vertrouwensfuncties is het noodzakelijk om het aanvraagproces te ondersteunen. De inbreuk op privacyrechten van betrokkenen is beperkt door het toepassen van het Defensiebeveiligingsbeleid, dataminimalisatie en het strikt toepassen van de vernietigingstermijn. . Gezien de omvang van de doelgroep, het tijdig kunnen plaatsen van (potentiele) werknemers en niet werknemers op vertrouwensfuncties is het noodzakelijk om het aanvraagproces te ondersteunen. De inbreuk op privacyrechten van betrokkenen is beperkt door het toepassen van het Defensiebeveiligingsbeleid, dataminimalisatie en het strikt toepassen van de vernietigingstermijn.

• Voeren administratie wapenvergunningen

  Wettelijke verplichting. Artikel 3a, eerste en vierde lid, van de Wet wapens en munitie, Regeling wapens en munitie krijgsmachtpersoneel 1997.

• Voeren administratie ontheffing fotografieverbod

  Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Gezien het DBB (Instructie C006 Opnameverbod) is het noodzakelijk om het proces voor ontheffing van het fotografieverbod te ondersteunen. De inbreuk op privacyrechten van betrokkenen is beperkt door het toepassen van het Defensiebeveiligingsbeleid, dataminimalisatie en het strikt toepassen van de vernietigingstermijn. . Gezien het DBB (Instructie C006 Opnameverbod) is het noodzakelijk om het proces voor ontheffing van het fotografieverbod te ondersteunen. De inbreuk op privacyrechten van betrokkenen is beperkt door het toepassen van het Defensiebeveiligingsbeleid, dataminimalisatie en het strikt toepassen van de vernietigingstermijn.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Persoon waarvoor de screening (Veiligheidsonderzoek/VOG ) wordt aangevraagd

• Gegevens: Naam, functie, geboortedatum, BSN
• Verzameldoel: Voeren administratie aangevraagde en lopende veiligheidsonderzoeken dan wel verklaringen omtrent gedrag (VOG) van (potentiële) werknemers en niet-werknemers geplaatst of geregistreerd bij DOSCO
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021, werkproces 9.3.3 Het verzamelen van ruwe data. V direct na verwerking in een eindproduct. De registratie wordt na afronding van het veiligheidsonderzoek dan wel verklaring omtrent gedrag verwijderd.
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: P&O-basisadministratie en administratie veiligheidsonderzoek/VOG
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Voor vertrouwensfuncties is op basis van de Wet op de veiligheidsonderzoeken een verklaring van geen bezwaar verplicht. Voor niet vertrouwensfuncties geldt op basis van het DBB een VOG. Deze administratie omvat uitsluitend de workflow en niet de inhoud of persoonsgegevens ten behoeve van het veiligheidsonderzoek/VOG.

Aanvrager (P&O of beveiligingsfunctionaris)

• Gegevens: Naam, voorletters, afdeling
• Verzameldoel: Voeren administratie aangevraagde en lopende veiligheidsonderzoeken dan wel verklaringen omtrent gedrag (VOG) van (potentiële) werknemers en niet-werknemers geplaatst of geregistreerd bij DOSCO
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021, werkproces 9.3.3 Het verzamelen van ruwe data. V direct na verwerking in een eindproduct. De registratie wordt na afronding van het veiligheidsonderzoek dan wel verklaring omtrent gedrag verwijderd.
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: P&O-basisadministratie en administratie veiligheidsonderzoek/VOG
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Voor vertrouwensfuncties is op basis van de Wet op de veiligheidsonderzoeken een verklaring van geen bezwaar verplicht. Voor niet vertrouwensfuncties geldt op basis van het DBB een VOG. Deze administratie omvat uitsluitend de workflow en niet de inhoud of persoonsgegevens ten behoeve van het veiligheidsonderzoek/VOG.

Burgerambtenaren in dienst van de Minister van Defensie, belast met de uitoefening van de beveiligings- of bewakingstaak (bewakings-en beveiligingspersoneel DBBO)

• Gegevens: Achternaam, voorletters, geboortedatum, werknemer-ID
• Verzameldoel: Voeren administratie wapenvergunningen
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021, werkproces 10.1 Het leveren van producten en diensten, V 10 jaren.
• Bron: Externe bron, namelijk: P&O-basisadministratie
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder wapenvergunning is uitvoering bewapende taken functie niet toegestaan

Aanvrager permanente ontheffing fotografieverbod

• Gegevens: Achternaam, voorletters, afdeling, reden ontheffing, werknemer-ID
• Verzameldoel: Voeren administratie ontheffing fotografieverbod
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021, werkproces 10.1 Het leveren van producten en diensten, V 10 jaren.
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: P&O-basisadministratie
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder ontheffing geldt een fotografieverbod op Defensielocaties

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Beveiligingsfunctionarissen DOSCO
• P&O-adviseurs DOSCO
• Medewerkers stafbureau beveiligingscoördinator DOSCO

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.