Projecten Beheer Systeem (PBS) DPO

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Projecten Beheer Systeem (PBS) DPO in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Het PBS is een maatwerkapplicatie van DPO die in MS Access is ontwikkeld. Het PBS bevat de administratie van de nationale- en internationale projecten die bij DPO in planning, voorbereiding en uitvoering zijn en de projecten die inmiddels zijn afgerond.

Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Van alle gebruikers van de applicatie zijn gegevens opgenomen. Deze gegevens zijn noodzakelijk om een gebruiker te kunnen identificeren en om vast te leggen welke rechten een gebruiker heeft om bepaalde delen van de applicatie te gebruiken en welke handelingen een gebruiker heeft uitgevoerd.. Van alle gebruikers van de applicatie zijn gegevens opgenomen. Deze gegevens zijn noodzakelijk om een gebruiker te kunnen identificeren en om vast te leggen welke rechten een gebruiker heeft om bepaalde delen van de applicatie te gebruiken en welke handelingen een gebruiker heeft uitgevoerd.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers in dienst van of werkzaam ten behoeve van het Ministerie van Defensie. Betrokkenen hebben taken bij het plannen en leiden van projecten en bij het invoeren en/of behandelen van een behoefteaanvraag en eventuele acties.

• Gegevens: Gebruikersgegevens (naam, voornaam, functie, werklocatie, e-mailadres en telefoonnummer) en gebruikersaccount (accountnaam).
• Verzameldoel: Van alle gebruikers van de applicatie zijn gegevens opgenomen. Deze gegevens zijn noodzakelijk om een gebruiker te kunnen identificeren en om vast te leggen welke rechten een gebruiker heeft om bepaalde delen van de applicatie te gebruiken en welke handelingen een gebruiker heeft uitgevoerd.
• Bewaartermijn: Tot 15 jaar nadat het account van betrokkene is gesloten. De termijn is gekoppeld aan de NATO financiering. Deze dient tot 10 jaar na oplevering van een project, getoond te kunnen worden.
• Bron: Voor- en achternaam komen (handmatig) uit de personeelsadministratie. Accountnaam komt (handmatig) uit de Active Directory DPO.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Informatie is bij aanstelling bekend gesteld en is noodzakelijk om de functie en de opgedragen werkzaamheden te kunnen uitvoeren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Medewerker(s) DPO belast met monitoring/controle op projectvoortgang.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.