Register Onderwijsdeelnemers (ROD)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Register Onderwijsdeelnemers (ROD) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Bijhouden en beheren van het register onderwijsdeelnemers

Taak van algemeen belang. Op grond van artikel 4 van de Wet register onderwijsdeelnemers draagt de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zorg voor het beheer van het register onderwijsdeelnemers, waarin basisgegevens, vrijstellingsgegevens, verzuimgegevens, diplomagegevens en persoonsgebonden nummers van onderwijsdeelnemers zijn opgenomen. De Dienst Uitvoering Onderwijs voert dit beheer voor de Minister uit.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

(ex-)leerlingen, (ex-)studenten

• Gegevens: § 2.2 van de Wet register onderwijsdeelnemers: identificerende gegevens (o.a. burgerservicenummer, naam, geslacht, adres, geboortedatum, overlijdensdatum, geboorteplaats en -land, geboorteland ouders, nationaliteit, verblijfsrecht), onderwijsgegevens, vrijstellingsgegevens, verzuimgegevens en diplomagegevens. Bijzondere gegevens: naast ras of etnische afkomst kunnen uit deze gegevens ook gezondheidsgegevens, religieuze/levensbeschouwelijke overtuigingen of strafrechtelijke gegevens blijken.
• Verzameldoel: Bijhouden en beheren van het register onderwijsdeelnemers
• Bewaartermijn: Identificerende gegevens en onderwijsgegevens: 5 jaar na afloop laatste opleiding (50 jaar voor aantal gegevens hoger onderwijs). Diplomagegevens: 60 jaar na maand van afgifte van het laatst behaalde waardedocument. Vrijstellingsgegevens: 1 jaar na datum waarop de vrijstelling of vervangende leerplicht afloopt. Verzuimgegevens: jaar waarin het verzuim geregistreerd is en het daarop volgende schooljaar. Deze bewaartermijnen zijn vastgelegd in artikel 30 van de Wet register onderwijsdeelnemers.
• Bron: Externe bron, namelijk: onderwijsinstellingen en Basisregistratie Personen.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

contactpersonen van onderwijsinstellingen

• Gegevens: Naam, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer.
• Verzameldoel: Contact onderhouden met een onderwijsinstelling over de handmatige aanpassing van gegevens van een of meer onderwijsdeelnemers in het uitzonderlijke geval dat de geautomatiseerde uitwisseling niet correct is verlopen
• Bewaartermijn: De contactgegevens blijven bewaard zolang ze relevant en actueel zijn. Wijziging vindt plaats op initiatief van de onderwijsinstelling.
• Bron: Externe bron, namelijk: de onderwijsinstelling die de betrokkene als contactpersoon heeft aangewezen.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Landelijk Algoritme register

De link naar het Landelijk algoritme register is:

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Onderwijsinstellingen
• Gemeenten (ook Bureau Informatiediensten Nederland)
• Inspectie van het Onderwijs
• GGD GHOR Nederland
• Centraal Bureau voor de Statistiek
• Belastingdienst
• Dienst Toeslagen
• College voor Toetsen en Examens
• Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
• Agentschap voor Onderwijsdiensten België
• Pensioenuitvoerders
• Rijksdienst voor Ondernemend Nederland
• Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven
• Sociale Verzekeringsbank
• Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.