Relatiebeheer klanten

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Relatiebeheer klanten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het op aanvraag informeren van personen, zoals door een publicatie of nieuwsbrief toe te sturen, en voor het afhandelen van vragen en klachten. Hiervoor worden de contactgegevens verwerkt, en eventueel ook andere persoonsgegevens die de betrokkenen zelf doorgeven via mail/een webformulier zonder dat PBL daar zelf om vraagt.

  Toestemming betrokkene

• Het ongevraagd toesturen van PBL-publicaties aan personen uit het netwerk van PBL.

  Gerechtvaardigd belang. De publicaties worden alleen gestuurd aan personen die vanuit hun functie binnen de overheid en in de maatschappij belang hebben om over het onderwerp geïnformeerd te worden en die al voorkomen in het adressenbestand dat PBL hiervoor onderhoudt.

• PBL verwerkt de IP-adressen en geolocatie van PBL-website-bezoekers om te bepalen hoeveel unieke bezoekers de PBL-websites krijgen en uit welke stad/regio en land deze bezoekers afkomstig zijn. De gegevens worden direct bij de verwerking geanonimiseerd en dus niet herleidbaar naar personen bewaard. In de webserverlogfiles worden de IP-adressen van websitebezoekers wél bewaard voor onderzoek bij misbruik.

  Gerechtvaardigd belang. IP-adressen en geolocatie: voor de webstatistieken anonimiseert PBL deze gegevens zo snel mogelijk. De registratie in logfiles is nodig om onderzoek bij misbruik van websites te kunnen doen, en is voorgeschreven in de beveiligingsnormen (BIR).

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

aanvrager publicatie

• Gegevens: naam, emailadres, postadres
• Verzameldoel: toesturen gedrukte publicatie per post
• Bewaartermijn: In PBL website database – automatisch verwijderd na 2 maanden. In reports@pbl.nl: max. 2 maanden. In info@pbl.nl: max. 2 maanden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

aanvrager overige informatie / indiener klacht of bezwaar

• Gegevens: a. naam, emailadres, inhoud van verzoek (vraag, klacht, bezwaar) b. antwoord van PBL, c. correspondentie over verzoek (indien van toepassing)
• Verzameldoel: afhandelen verzoek
• Bewaartermijn: In PBL website database: automatisch verwijderd na 2 maanden. In info@pbl.nl: max. 2 maanden na volledige afhandeling. In het digitale dossier/archiefsysteem van PBL: tot 5 jaar na de afhandeling (rechtsgrond: selectielijst PBL)
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

aanvrager AVG-verzoek

• Gegevens: a. naam, emailadres, inhoud van AVG-verzoek b. Wettelijk ID (legitimeren bij receptie PBL-kantoor) c. antwoord van PBL, d. correspondentie over verzoek (indien van toepassing)
• Verzameldoel: afhandelen verzoek
• Bewaartermijn: In PBL website database: automatisch verwijderd na 2 maanden. In info@pbl.nl: max. 2 maanden na volledige afhandeling. In het digitale dossier/archiefsysteem van PBL: tot 5 jaar na de afhandeling (rechtsgrond: selectielijst PBL) Wettelijk ID wordt alleen op kantoor PBL ingezien ter controle en niet bewaard.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: wettelijk ID: zonder controle kan een AVG-verzoek niet behandeld worden

abonnee nieuwsbrief

• Gegevens: a) Emailadres (in het verleden werd ook de naam geregistreerd: aanwezig bij een deel van abonnees) b) statistieken abonnee: onderwerpen nieuwsbrief waar abonnee op doorklikt
• Verzameldoel: a) toesturen nieuwsbrief b) inzicht krijgen in bereik van de onderwerpen uit de nieuwsbrief
• Bewaartermijn: Onbepaald: totdat de abonnee zijn aanvraag intrekt. Daarna worden de gegevens binnen 1 maand verwijderd (naam en mailadres) of geanonimiseerd (statistieken abonnee).
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

netwerkrelatie PBL voor toesturen publicatie

• Gegevens: naam, emailadres, postadres
• Verzameldoel: toesturen gedrukte of elektronische publicatie
• Bewaartermijn: onbepaald: bestaande relaties PBL
• Bron: Verzameld door PBL via eigen netwerk en openbare bronnen
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Bezoeker PBL-website

• Gegevens: IP-adres, geolocatie
• Verzameldoel: Identificeren unieke internet-gebruiker voor bezoekers-statistieken en voor onderzoek bij misbruik
• Bewaartermijn: Logfile: max. 90 dagen (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang) Webstatistieken: wordt direct geanonimiseerd.
• Bron: Betrokkene zelf, via internetprovider, geolocatie is afgeleid van het IP-adres
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• De PBL-medewerkers (bij Communicatie) die de mailboxen en beheren
• De centrale functionele web-beheerders van PBL (bij Communicatie) die de website-database van de PBL-website beheren en die de webstatistieken verzorgen.
• De privacy-coördinator van PBL bij AVG-verzoeken.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.