Schonen leverancier-, crediteurgegevens SAP M&F (2021)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Schonen leverancier-, crediteurgegevens SAP M&F (2021) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Beoogd wordt de kwaliteit van de crediteur- en leveranciergegevens voor Defensie te verhogen. Met een betere kwaliteit van de gegevens verbetert de (financiële) analyse, wordt de overgang naar SAP 4 Hana eenvoudiger, is het makkelijker zoeken naar crediteuren en leveranciers en wordt de verwerking van persoonsgegevens verminderd.

Wettelijke verplichting. Artikel 52 Algemene Wet inzake Rijksbelastingen

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Crediteuren en leveranciers van Defensie, niet zijnde rechtspersonen.

• Gegevens: Gewone persoonsgegevens - Crediteur/Leverancier - Land - Naam - Plaats - Postcode - Straat - Kamer van Koophandelnummer (KvK nummer) - RSIN nummer - Vestigingsnummer - BTW-nummer - DUNS nummer (unieke numerieke nummer die wordt gebruikt voor de identificatie van een onderneming worden gebruikt) - Reden inactief/opgeheven leverancier (faillissement, surseance van betaling, opgeheven, voortgezet etc.) - Risicobeoordeling kredietwaardigheid en kans op faillissement leverancier
• Verzameldoel: Beoogd wordt de kwaliteit van de crediteur- en leveranciergegevens voor Defensie te verhogen. Met een betere kwaliteit van de gegevens verbetert de (financiële) analyse, wordt de overgang naar SAP 4 Hana eenvoudiger, is het makkelijker zoeken naar crediteuren en leveranciers en wordt de verwerking van persoonsgegevens verminderd.
• Bewaartermijn: Voor de gegevens in SAP M&F gelden de reguliere bewaartermijnen zoals opgenomen in de verwerkingen van de financiële administratie en materieel/logistiek (hoofdlijn: op grond van fiscale regelgeving 7 jaren). Op dit moment kunnen de gegevens in SAP M&F om technische redenen niet definitief worden vernietigd. Het aan Dun & Bradstreet verstrekte bestand wordt direct na analyse verrijkt verstrekt aan Defensie. Bij D&B blijven geen gegevens gegevens achter, deze worden na analyse direct vernietigd
• Bron: Dun & Bradstreet B.V.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Een levernancier kan geen personen, goederen of diensten leveren indien de identiteit niet bekend is. Voor het betalen van een factuur is de identiteit van de crediteur noodzakelijk.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Defensie, FABK/begrotingsadministratie

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.