Uitvoeren geintegreerde exportbevorderingsprojecten in ontwikkelingslanden

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Uitvoeren geintegreerde exportbevorderingsprojecten in ontwikkelingslanden in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Het succesvol kunnen uitvoeren van geïntegreerde exportbevorderingsprojecten in ontwikkelingslanden in opdracht van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en hiervoor het registreren van deelnemers (bedrijven en instanties in ontwikkelingslanden), importeurs in de EU, samenwerkingspartners wereldwijd, (gecontracteerde / te contracteren) toeleveranciers en interne medewerkers RVO/CBI (Centrum tot Bevordering van Import uit ontwikkelingslanden).
    Taak van algemeen belang
  • Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.
    Taak van algemeen belang
  • Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.
    Taak van algemeen belang
  • Archiveren conform de Archiefwet.
    Wettelijke verplichting
  • Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waar onder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.
    Taak van algemeen belang
  • Administratie van contracten, facturering en betalingen van, door en aan externe leveranciers en interne medewerkers.
    Uitvoering overeenkomst
  • Het kunnen verzenden van mailingen aan marktpartijen om deze op de hoogte te brengen van door het CBI gesignaleerde ontwikkelingen op Europese markten en van CBI-activiteiten welke voor hen commercieel interessant kunnen zijn.
    Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Vertegenwoordigers van bedrijven in Ontwikkelingssamenwerkingslanden

  • Gegevens: Contactgegevens, zoals NAW gegevens, telefoonnummers en e-mail adressen, Status van deelname aan CBI programma's, projecten en activiteiten, Export Audits, verbeterplannen en de vorderingen hierbinnen, Exportomzetten en Aantallen werknemers.
  • Verzameldoel: Succesvol kunnen uitvoeren van de projecten. Kunnen rapporteren over behaalde resultaten aan opdrachtgever.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van BZ. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Grotendeels van betrokkenen zelf. Deels van door CBI ingehuurde leveranciers.
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Vertegenwoordigers van organisaties in Ontwikkelingssamenwerkingslanden

  • Gegevens: Contactgegevens zoals NAW gegevens, telefoonnummers en e-mail adressen, Status van deelname aan CBI programma's.
  • Verzameldoel: Succesvol kunnen uitvoeren van de projecten. Kunnen rapporteren over behaalde resultaten aan opdrachtgever.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van BZ. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Vertegenwoordigers van bedrijven in niet-Ontwikkelingssamenwerkingslanden (met name importeurs in de EU/EFTA)

  • Gegevens: Contactgegevens, zoals NAW gegevens, telefoonnummers en e-mail adressen, van vertegenwoordigers van EU-bedrijven
  • Verzameldoel: Kunnen rapporteren over behaalde resultaten aan opdrachtgever. Kunnen informeren over verdere activiteiten CBI.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van BZ. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Aan CBI projecten deelnemende OS-bedrijven.
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Vertegenwoordigers van overige organisaties in niet-Ontwikkelingssamenwerkingslanden

  • Gegevens: Contactgegevens, zoals NAW gegevens, telefoonnummers en e-mail adressen vertegenwoordigers organisaties
  • Verzameldoel: Communicatie over mogelijkheden van samenwerking, etc.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van BZ. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Leveranciers of vertegenwoordigers van leveranciers

  • Gegevens: Contactgegevens, zoals NAW gegevens, telefoonnummers en e-mail adressen vertegenwoordigers van leveranciers, Status van leverancier m.b.t. deelname aan een programma.
  • Verzameldoel: Communicatie, informeren over opdrachten/aanbestedingen, administratie van projecten, om bepaalde leveranciers toegang te geven tot SAGE/HBAT om zodoende statussen van deelnemende bedrijven bij te werken.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van BZ. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers RVO/CBI voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor interne bedrijfsbeveiliging

  • Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres). Een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
  • Verzameldoel: Gebruiken voor administratie van contracten, facturering en betalingen.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.
  • Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres). Een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
  • Verzameldoel: Het kunnen informeren van derden over zaken met betrekking tot het uitvoeren van CBI projecten/activiteiten.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • VEE Technology India
  • Experts ingehuurd door CBI voor uitvoerprogramma's
  • DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
  • Active Professionals
  • Degenen die binnen RVO.nl belast zijn met de werkzaamheden ten behoeve van de beschreven doelen van deze verwerking
  • SwiftPage: zakelijke dienstverlener op gebied van verzending nieuwsbrieven en mailingen
  • ITC International Trade Centre Geneve
  • Auditdienst Rijk
  • MailPlus: zakelijke dienstverlener op gebied van verzending nieuwsbrieven en mailingen

Doorgifte buiten EU

Er is sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie. Deze landen en/of internationale organisaties worden hieronder omschreven.

  • ITC - International Trade Centre - Geneve, Zwitserland India Costa Rica ...

De gegevens worden uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU, of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen. De waarborgen worden hieronder omschreven.

  • Aandachtspunt, in behandeling.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Buitenlandse Zaken