Uitvoering beleid integriteitsmanagement Defensie

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Uitvoering beleid integriteitsmanagement Defensie in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Het uitvoering geven aan het integriteitsbeleid en de toepasselijke wet- en regelgeving, door meldingen van (mogelijke) integriteitsschendingen te registreren en te verwerken. Teneinde de sociale veiligheid en integriteit binnen het Ministerie van Defensie en relevante stakeholders (o.a. contractpartners, leveranciers, bezoekers) te bevorderen, te bewaken en te beschouwen.

Wettelijke verplichting. Wet Ambtenarenwet Defensie, artikelen 12bis (goed werkgever/ambtenaar), artikel 12ter (integriteitsbeleid, gedragscode, verantwoording) Algemene wet bestuursrecht, artikel 9:2: Defensie draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen en over gedragingen van bestuursorganen die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. Wet Huis voor klokkenluiders, artikel 2: procedure melden vermoeden van misstand binnen eigen organisatie

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Melder/Klager

• Gegevens: Contactgegevens Naam, adresgegevens Geslacht Woonland Omschrijving melding/klacht Locatie incident Functie (Rechtspositionele) Status (actief medewerker, niet actief medewerker of burger buiten Defensie, externe organisatie, Externe inhuur/inleen stage, onbekend) Veteraan (J/N) Defensieonderdeel Werknemer-ID Rang/schaal Functiebenaming Omvang dienstverband Geografische informatie van (niet) operationele voertuigen Kenteken PNOD-voertuig Verslag hoorgesprek Rapport Metadata Uitkomst
• Verzameldoel: Het uitvoering geven aan het integriteitsbeleid en de toepasselijke wet- en regelgeving, door meldingen van (mogelijke) integriteitsschendingen te registreren en te verwerken. Teneinde de sociale veiligheid en integriteit binnen het Ministerie van Defensie en relevante stakeholders (o.a. contractpartners, leveranciers, bezoekers) te bevorderen, te bewaken en te beschouwen.
• Bewaartermijn: V 10 jaren, Selectielijst Defensie 2021, werkproces 9.6.2 Het behandelen van meldingen van voorvallen en het eventueel instellen van een intern onderzoek nar een voorval. Na 10 jaar worden de gegevens die zijn vastgelegd in registratiesystemen geautomatiseerd gespeudonimiseerd. Dit houdt in dat slechts nog de kenmerken van, bijvoorbeeld, een melding bewaard blijven maar de inhoudelijke gegevens, waaronder de direct herleidbare persoonsgegevens, verwijderd worden.
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: Deskundigen/getuigen KMar/Politie (door of namens onderzoekscommissie)
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Aangeklaagde/onderzochte

• Gegevens: Contact Naam, adresgegevens Geslacht Woonland Geboortedatum Status (actief medewerker, niet actief medewerker of burger buiten Defensie) Defensieonderdeel Locatie en adresgegevens werklocatie Werknemer-ID Rang/schaal Functiebenaming Afdeling, arbeidsplaats Communicatie- en locatiegeg defensiecommunicatiemiddelen/systemen Geografische informatie van (niet) operationelevoertuigen Kenteken PNOD-voertuig Status (medewerker/leidinggevende) Verslag hoorgesprek Onderzoeksrapport, advies Metadata
• Verzameldoel: Het uitvoering geven aan het integriteitsbeleid en de toepasselijke wet- en regelgeving, door meldingen van (mogelijke) integriteitsschendingen te registreren en te verwerken. Teneinde de sociale veiligheid en integriteit binnen het Ministerie van Defensie en relevante stakeholders (o.a. contractpartners, leveranciers, bezoekers) te bevorderen, te bewaken en te beschouwen.
• Bewaartermijn: V 10 jaren, Selectielijst Defensie 2021, werkproces 9.6.2 Het behandelen van meldingen van voorvallen en het eventueel instellen van een intern onderzoek nar een voorval. Na 10 jaar worden de gegevens die zijn vastgelegd in registratiesystemen geautomatiseerd gespeudonimiseerd. Dit houdt in dat slechts nog de kenmerken van, bijvoorbeeld, een melding bewaard blijven maar de inhoudelijke gegevens, waaronder de direct herleidbare persoonsgegevens, verwijderd worden.
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: Deskundigen/getuigen KMar/Politie (door of namens onderzoekscommissie)
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Getuige/deskundige

• Gegevens: E-mailadres Alternatief e-mailadres Telefoonnummer Alternatief telefoonnummer Aanspreekvorm Achternaam, tussenvoegsel Voorletters Geslacht Adresgegevens Woonland Functie Status (actief medewerker, niet-actief medewerker of burger buiten Defensie) Defensieonderdeel Locatie en adresgegevens werklocatie Werknemer-ID Rang/schaal Functiebenaming Verslag hoorgesprek Onderzoeksrapport, advies (wan)gedrag Metadata
• Verzameldoel: Het uitvoering geven aan het integriteitsbeleid en de toepasselijke wet- en regelgeving, door meldingen van (mogelijke) integriteitsschendingen te registreren en te verwerken. Teneinde de sociale veiligheid en integriteit binnen het Ministerie van Defensie en relevante stakeholders (o.a. contractpartners, leveranciers, bezoekers) te bevorderen, te bewaken en te beschouwen.
• Bewaartermijn: V 10 jaren, Selectielijst Defensie 2021, werkproces 9.6.2 Het behandelen van meldingen van voorvallen en het eventueel instellen van een intern onderzoek nar een voorval. Na 10 jaar worden de gegevens die zijn vastgelegd in registratiesystemen geautomatiseerd gespeudonimiseerd. Dit houdt in dat slechts nog de kenmerken van, bijvoorbeeld, een melding bewaard blijven maar de inhoudelijke gegevens, waaronder de direct herleidbare persoonsgegevens, verwijderd worden.
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: Deskundigen/getuigen KMar/Politie (door of namens onderzoekscommissie)
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Overige betrokkenen

• Gegevens: E-mailadres Alternatief e-mailadres Telefoonnummer Alternatief telefoonnummer Aanspreekvorm Achternaam, tussenvoegsel Voorletters Functie Defensieonderdeel Locatie en adresgegevens werklocatie Rang/schaal Functiebenaming en arbeidsplaats
• Verzameldoel: Het uitvoering geven aan het integriteitsbeleid en de toepasselijke wet- en regelgeving, door meldingen van (mogelijke) integriteitsschendingen te registreren en te verwerken. Teneinde de sociale veiligheid en integriteit binnen het Ministerie van Defensie en relevante stakeholders (o.a. contractpartners, leveranciers, bezoekers) te bevorderen, te bewaken en te beschouwen.
• Bewaartermijn: V 10 jaren, Selectielijst Defensie 2021, werkproces 9.6.2 Het behandelen van meldingen van voorvallen en het eventueel instellen van een intern onderzoek nar een voorval. Na 10 jaar worden de gegevens die zijn vastgelegd in registratiesystemen geautomatiseerd gespeudonimiseerd. Dit houdt in dat slechts nog de kenmerken van, bijvoorbeeld, een melding bewaard blijven maar de inhoudelijke gegevens, waaronder de direct herleidbare persoonsgegevens, verwijderd worden.
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: Deskundigen/getuigen KMar/Politie (door of namens onderzoekscommissie)
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Melders
• Klagers
• Overige betrokkenen
• Onderzochten
• Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID)
• Commissie van Onderzoek
• Commissie Ongewenst Gedrag (COG)
• Klachtadviesinstantie (KAI)
• Functioneel beheer
• Behandelend leidinggevende/opdrachtgever
• Directie Juridische Zaken (DJZ)
• Externe adviescommissie
• Nationale ombudsman

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.