Verwerken bankontvangsten en uitgaven Apparaatsadministratie

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Verwerken bankontvangsten en uitgaven Apparaatsadministratie in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het verwerken van bankontvangsten en uitgaven en het afhandelen van alle bedragen die RVO verschuldigd is voor de vergoedingen voor geleverde prestaties (facturen) en voor declaraties waar deelnemers (missies) recht hebben om deze te declareren.

  Wettelijke verplichting

• Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

• Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

• Archiveren conform de Archiefwet.

  Wettelijke verplichting. 7 jaar Fiscale bewaarplicht, artikel 52 lid 4 AWR

• Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waar onder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Debiteuren die verplicht zijn bedragen te betalen

• Gegevens: Naam, IBAN Banknummer, Omschrijving (debiteurnummer, factuurnummer en overige informatie), factuurbedrag, factuurdatum en datum van ontvangst.
• Verzameldoel: Om de ontvangst (bijvoorbeeld betaling van een factuur) correct, snel en efficiënt te verwerken in onze administratie.
• Bewaartermijn: V7 vernietigen na 7 jaar
• Bron: Bron gegevens komen vanuit de bank.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Crediteuren/Leveranciers/Ontvangers aan wie RVO verplicht is te betalen

• Gegevens: Banksafschrift, naam crediteur, betaalde bedrag, betaaldatum, IBAN banknummer van de crediteur, BIC banknummer, omschrijving (io nummer, datum, factuurnummer, reisbestemming, reisdatum).
• Verzameldoel: Zodat betalingen juist, volledig en tijdig uitgevoerd kunnen worden. En bij het verwerken van de bankafschriften een juiste en volledig afhandeling in de administratie gedaan kan worden.
• Bewaartermijn: V7 vernietigen na 7 jaar
• Bron: Gegevens komen uit onze eigen financiële pakket (EBS Oracle) en vanuit de bank (bankafschrift)
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van RVO voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging

• Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
• Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (is de medewerker bevoegd?), werkverdeling en managementinformatie.
• Bewaartermijn: V7 vernietigen na 7 jaar
• Bron: Betrokkene zelf en betrokken systemen van RVO
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Degenen die binnen RVO belast zijn met de werkzaamheden ten behoeve van de beschreven doelen van deze verwerking
• Degenen die bij de ING bank N.V. belast zijn met de werkzaamheden ten behoeve van de uitgaven en ontvangsten
• DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
• Auditdienst Rijk (ADR)

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.