Werven in- en extern personeel

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Werven in- en extern personeel in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• (a) Open sollicitaties en “talentpools” Verzamelen, bewaren en beoordelen van sollicitaties van individuen die (in de toekomst) passen bij de organisatie.

  Toestemming betrokkene. In behandeling kunnen nemen en beoordelen open sollicitatie. Betrokkene verstrekt zelf de gegevens en wordt vooraf geïnformeerd of er referenties benaderd kunnen worden; PBL vraagt niet meer gegevens dan nodig om de sollicitatie te kunnen beoordelen en bewaart ze niet langer dan nodig of zolang het toestemming van de betrokkene heeft.

• b) Reactie op vacature Verzamelen, bewaren en beoordelen van sollicitaties van individuen die passen bij de organisatie. Gebruik van gegevens van sollicitanten (indien geselecteerd) voor indiensttreding, opstellen van arbeidsovereenkomsten, voor bewaring in het personeelsdossier, e.d. Gebruik van gegevens van sollicitanten en medewerkers voor de efficiënte afhandeling van HR-zaken rondom de medewerker, inclusief het faciliteren van de werkplek, gezamenlijke afhandeling van vragen, e.d.

  Toestemming betrokkene

• (c) Uitzendkrachten en personeel van opdrachtnemers Het inzetten van externe werkkracht en expertise omdat intern de capaciteit en/of kennis ontbreekt voor het uitvoeren van taken/onderzoeken van PBL.

  Gerechtvaardigd belang. het mogelijk maken van de uitvoering van de afgesproken werkzaamheden door betrokkene voor PBL. Alleen de gegevens worden verwerkt, die noodzakelijk zijn om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren en deze uitvoering te bewaken en aan te sturen.

• (d) Detacheringen Het mogelijk maken van de detachering van iemand die niet bij de Rijksoverheid werkt bij PBL en het bewaken van de uitvoering van de afspraken.

  Gerechtvaardigd belang. het mogelijk maken van de uitvoering van de afgesproken werkzaamheden door betrokkene voor PBL. Alleen de gegevens worden verwerkt, die noodzakelijk zijn om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren en deze uitvoering te bewaken en aan te sturen.

• (e) Bijzondere relaties Individuele, externe wetenschappers via samenwerkingsafspraken laten deelnemen aan het onderzoek van PBL. De persoonsgegevens die worden vastgelegd zijn nodig om de afspraken met de betrokkenen (gastonderzoekers, academic partners) te kunnen nakomen én om overzicht te hebben wie met welke rol het PBL-onderzoek uitvoeren.

  Gerechtvaardigd belang. het mogelijk maken van de uitvoering van de afgesproken werkzaamheden door betrokkene voor PBL. Alleen de gegevens worden verwerkt, die noodzakelijk zijn om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren en deze uitvoering te bewaken en aan te sturen.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Sollicitant

• Gegevens: a) NAW-gegevens, e-mailadres, tel.nummer b) CV-gegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, opleiding, werkervaring, vaardigheden, (foto) c) Motivatie werken bij PBL d) Contactgegevens referenties: Naam, organisatie, mailadres, tel.nummer e) Reactie PBL f) Toestemming sollicitant
• Verzameldoel: a) Identificatie van en communicatie met de sollicitant; b) Beoordelen geschiktheid sollicitant; c) Beoordelen motivatie sollicitant; d) Contact opnemen met referenties voor info over sollicitant e) Vastleggen en communiceren resultaat beoordeling f) Voor bewaren sollicitatiegegevens voor toekomstige vacatures
• Bewaartermijn: Tot de beoordeling is afgerond en de sollicitant is geïnformeerd over de uitkomst. Talentpool: max. 1 jaar met toestemming van de betrokkene.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Aanstaande medewerker

• Gegevens: a) NAW-gegevens, e-mailadres, tel.nummer b) CV-gegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, opleiding, werkervaring, vaardigheden, (foto) c) Motivatie werken bij PBL e) Reactie PBL
• Verzameldoel: a) en e): opstellen en toesturen arbeidsovereenkomst a), b) en c): aanmaken P-dossier in P-Direkt
• Bewaartermijn: Tot uit-dienst.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kunnen de arbeidsovereenkomst en het P-dossier niet gemaakt worden.

(aanstaande) gedetacheerde

• Gegevens: a) NAW-gegevens, e-mailadres, tel.nummer b) CV-gegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, opleiding, werkervaring, vaardigheden, (foto) c) Motivatie werken bij PBL werkafspraken, detacheringsovereenkomst
• Verzameldoel: aanmaken detacheringsdossier op HRM-schijf, regelen Rijkspas en toegang ICT-voorzieningen
• Bewaartermijn: Tot einde detachering.
• Bron: Werkgever gedetacheerde: NAW-gegevens, e-mailadres, tel.nummer Werkgever gedetacheerde en PBL samen: werkafspraken, detacheringsovereenkomst
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Kandidaat uitzendkrachten, personeel opdrachtnemers

• Gegevens: b) CV-gegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, opleiding, werkervaring, vaardigheden, (foto) e) Reactie PBL Score-overzicht aangeboden kandidaten
• Verzameldoel: Beoordelen kandidaat; Selecteren economisch meest geschikte kandidaat (kwaliteit en tarief)
• Bewaartermijn: Tot einde opdracht.
• Bron: werkgever betrokkene: CV-gegevens PBL: reactie PBL, score-overzicht aangeboden kandidaten.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: a) NAW-gegevens, e-mailadres, tel.nummer b) CV-gegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, opleiding, werkervaring, vaardigheden, (foto)
• Verzameldoel: aanmaken werkdossier op HRM-schijf, regelen Rijkspas en toegang ICT-voorzieningen
• Bewaartermijn: Tot einde opdracht.
• Bron: Betrokkene: NAW-gegevens Werkgever betrokkene: emailadres, tel.nummer en CV-gegevens van betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Bijzondere relatie (gastonderzoeker, academic partner, fellow)

• Gegevens: a) (zakelijke) NAW-gegevens, e-mailadres, geboortedatum, tel.nummer b) Persoonlijke afspraken
• Verzameldoel: a) Identificatie van en communicatie met relatie; b) Vastleggen en uitvoeren overeenkomst
• Bewaartermijn: Tot einde overeenkomst.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: overeenkomst kan anders niet afgesloten worden.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• De HRM-medewerkers van PBL en het hoofd Bedrijfsvoering.
• Het PBL-sectorhoofd en eventuele sectormedewerkers die de kandidaten voor een vacature of externe opdracht moeten beoordelen.
• de IenW-medewerkers die de PBL-vacatures in BOSS en TIS beheren.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.