(7.5) Servicedesk Informatievoorziening v1.1

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking (7.5) Servicedesk Informatievoorziening v1.1 in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Ten behoeve van digitale dienstverlening voor de medewerkers van de Inspectie SZW, zoals in/uit dienst treden van medewerkers, afhandelen van digitale aanvragen (bijvoorbeeld laptop, telefoon, etc.), beantwoorden van vragen m.b.t. hardware/software, etc.

Gerechtvaardigd belang. Het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke is het zo effectief en efficiënt mogelijk laten functioneren van medewerkers door ze te ondersteunen op het gebied van digitaal werken. Deze digitale dienstverlening omvat het beantwoorden van vragen en oplossen van problemen m.b.t. hardware en softwaren en het faciliteren van hulpmiddelen zoals telefoon en laptop. Om dit te bewerkstelligen is het noodzakelijk om persoonsgegevens van medewerkers te verwerken.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers van de Inspectie SZW

• Gegevens: Naam (indien van toepassing ook meisjesnaam) + foto + telefoonnummer (zakelijk) + email (zakelijk) + functie + titel + datum in dienst en datum uit dienst + SAP personeelsnummer + adres gegevens (inclusief ambulant, niet ambulant of opsporing) + geboortedatum + geslacht (mogelijk)
• Verzameldoel: Ten behoeve van digitale dienstverlening voor de medewerkers van de In.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
• Bewaartermijn: Er is besloten om 2 jaar na afsluiten van de melding te anonimiseren. Dit geldt ook voor de persoonsgegevens van bedrijven die een aanvraag indienen voor een account voor het web portaal. Voor leveranciers wordt een termijn van 2 jaar gehanteerd. Na uitdienen van contract worden de persoonsgegevens van de contactpersoon na 2 jaar geanonimiseerd. De persoonsgegevens van medewerkers die uitdienst treden worden 6 maanden na uitdiensttreding verwijderd.
• Bron: IBIS (P-direkt)
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Kopie identiteitsbewijs + handtekening + gebruikersnaam en tijdelijk wachtwoord (na uitdrukkelijk gevraagde toestemming van gebruiker)
• Verzameldoel: Niet van alle medewerkers van de Inspectie SZW, maar de medewerkers die een aanvraag willen indienen om toegang te krijgen tot E-herkenning.
• Bewaartermijn: Persoonsgegevens worden opgeslagen op persoonlijke schijf van medewerker Servicedesk en worden na het afhandelen van de aanvraag direct verwijderd.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Contactpersoon leverancier

• Gegevens: Naam + email (zakelijk) + telefoon (zakelijk) + geslacht (mogelijk)
• Verzameldoel: Contact op kunnen nemen met leveranciers ten einde het algemene doel te kunnen realiseren.
• Bewaartermijn: Op dit moment is er geen bewaartermijn voor de gegevens. Er loopt een actie voor het vaststellen van een bewaartermijn van 5 jaar o.b.v. de selectielijst SZW.
• Bron: Leverancier.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Aanvrager (eenmanszaak of zelfstandige) account web portaal

• Gegevens: Naam + inlognaam + telefoon (zakelijk) + email (zakelijk) + Kvk nummer + adres gegevens
• Verzameldoel: Aanvragen van account om toegang te krijgen tot het web portaal Inspectie SZW, zodat mensen meldingen of aanvragen kunnen doen omtrent kinderarbeid, duikarbeid, etc.
• Bewaartermijn: Op dit moment is er geen bewaartermijn voor de gegevens. Er loopt een actie voor het vaststellen van een bewaartermijn van 5 jaar o.b.v. de selectielijst SZW.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• De persoonsgegevens worden verstrekt aan medewerkers van de Inspectie SZW die belast zijn met de verwerking van de gegevens voor het uitvoeren van hun werkzaamheden, denk hierbij bijvoorbeeld aan managers i.h.k.v. in/uit diensttreding.
• SSC-ICT ontvangt persoonsgegevens i.h.k.v. van de aanvraag van spullen als laptop, telefoon, etc.
• BKWI ontvangt persoonsgegevens voor het aanvragen van een account voor Suwinet.
• Uitgever E-herkenningsmiddelen ontvangt persoonsgegevens i.h.k.v. aanvraag E-herkenning.
• DICTU ontvangt persoonsgegevens i.h.k.v. in/uit diensttreding en (de-)activatie accounts, etc.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.