Afhandelen AVG-verzoek

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Afhandelen AVG-verzoek in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

De behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van de AVG.

Wettelijke verplichting. art. 13 t/m 22 AVG

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Persoon waarop het AVG-verzoek betrekking heeft

• Gegevens: Naam, adres, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadres en gegevens waar het verzoek op ziet. Kopie ID/paspoort (wordt alleen opgevraagd wanneer er geen andere mogelijkheid bestaat om een betrokkene te identificeren).
• Verzameldoel: Communiceren met de betrokkene en het afhandelen van het AVG-verzoek
• Bewaartermijn: 5 jaar bewaren, daarna vindt vernietiging plaats (Generieke Selectielijst, categorie 5.2)
• Bron: Betrokkene & systemen / applicaties binnen het Ministerie.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan het besluit niet aan de betrokkene worden gericht.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Verzoeker van het AVG-verzoek

• Gegevens: Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer (privé/zakelijk), e-mailadres (privé/zakelijk), indien van toepassing: functie en naam organisatie.
• Verzameldoel: Communiceren met de betrokkene en het afhandelen van het AVG-verzoek
• Bewaartermijn: 5 jaar bewaren, daarna vindt vernietiging plaats (Generieke Selectielijst, categorie 5.2)
• Bron: Betrokkene & systemen / applicaties binnen het Ministerie.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan het besluit niet aan de betrokkene worden toegezonden.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Medewerkers binnen OCW die belast zijn met de afhandeling van een AVG-verzoek.

• Gegevens: Naam, telefoonnummer (zakelijk), e-mailadres (zakelijk), functie van de medewerker.
• Verzameldoel: Behandelen van het verzoek
• Bewaartermijn: 5 jaar bewaren, daarna vindt vernietiging plaats (Generieke Selectielijst, categorie 5.2)
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders is niet duidelijk wie het AVG-verzoek in behandeling heeft of heeft behandeld.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Medewerkers binnen OCW die AVG verzoeken behandelen.
• Bij klachten van betrokkene over het proces van beantwoording en/of besluit op het verzoek zelf, kan het zijn dat de FG (functionaris voor de gegevensbescherming), AP (autoriteit persoonsgegevens) en/of de rechter inzage heeft
• Betrokkene zelf en/of zaakwaarnemers van betrokkene

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.