Archief (Infodoc)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Archief (Infodoc) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Om te voldoen aan overige relevante wet- en regelgeving

  Wettelijke verplichting

• Om te voldoen aan Archiefwet 1995

  Wettelijke verplichting

• Om te voldoen aan Archiefbesluit 1995

  Wettelijke verplichting

• Om te voldoen aan de Beheersregeling document- en archiefbeheer EZ 2006

  Wettelijke verplichting

• Om te voldoen aan de VIR 2017

  Wettelijke verplichting

• Om te voldoen aan de Regeling van OCW (Archiefregeling) 2009

  Wettelijke verplichting

• Om de registratie van geleende dossiers vast te leggen om vervolgens bij de juiste medewerkers te kunnen rappelleren

  Wettelijke verplichting

• Bij terugkomst van de uitgeleende dossiers de gegevens wissen zodat het systeem weer is bijgewerkt

  Wettelijke verplichting

• RDI gebruikt en verwerkt veel digitale informatie en slaat het op in verschillenden informatiesystemen waaronder het systeem Infodoc, dit is een elektronisch dossierinventaris. Hierin worden dossieromschrijvingen ingevoerd met alle kenmerken van het dossier zoals archiefcode, handelingennummer, periode, aantal delen, vernietigingsjaar, status en waardering van het dossier.

  Wettelijke verplichting. Archiefwet

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers van RDI

• Gegevens: Namen van medewerkers en van hun afdelingen bij het lenen van een dossier. Naam en afdeling.
• Verzameldoel: 1. Voor een juiste bedrijfsvoering.2. Om te voldoen aan Archiefwet 1995.3. Om te voldoen aan Archiefbesluit 1995.4.Om te voldoen aan de Beheersregeling document- en archiefbeheer EZ 20065.Om te voldoen aan de VIR 20176.Om te voldoen aan de Regeling van OCW (Archiefregeling) 20097.Om te voldoen aan overige relevante wet- en regelgeving
• Bewaartermijn: Gegevens worden bewaard gebaseerd op de BSD tot 2000 en vanaf 2000 volgens de selectielijst EZK/LNV, welke gepubliceerd is in de Staatscourant. De ordening van de fysieke/papieren dossiers in het archief is vastgelegd in het SDI (Structuurschema Documentaire Informatievoorziening).
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Ja, inzichtelijk moet zijn wie, wanneer, welk dossier heeft opgevraagd.

Burgers

• Gegevens: Gegevens (Naam en woonplaats) van burgers voor de registratie (bewerking en verwerking) van de archiefstukken waarbij gebruik gemaakt wordt van goedgekeurde en vastgestelde handelingenlijsten (Basis Selectie Document, BSD uit 1994 met de aanvullingen uit 2009).
• Verzameldoel: 1. Voor een juiste bedrijfsvoering.2. Om te voldoen aan Archiefwet 1995.3. Om te voldoen aan Archiefbesluit 19954. Om te voldoen aan de Beheersregeling document- en archiefbeheer EZ 20065. Om te voldoen aan de VIR 20176. Om te voldoen aan de Regeling van OCW (Archiefregeling) 20097.Om te voldoen aan overige relevante wet- en regelgeving
• Bewaartermijn: Gegevens worden bewaard gebaseerd op de BSD tot 2000 en vanaf 2000 volgens de selectielijst EZK/LNV, welke gepubliceerd is in de Staatscourant. De ordening van de fysieke/papieren dossiers in het archief is vastgelegd in het SDI (Structuurschema Documentaire Informatievoorziening).
• Bron: RDI ontvangt de persoonsgegevens van de betrokkene zelf bij de aanvraag van een vergunning of andere dienst dat de RDI verleent.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Gegevens zijn nodig om het dossier te archiveren en te kunnen opvragen.

Vergunninghouders

• Gegevens: Gegevens (Naam en woonplaats) van vergunninghouders voor de registratie (bewerking en verwerking) van de archiefstukken waarbij gebruik gemaakt wordt van goedgekeurde en vastgestelde handelingenlijsten (Basis Selectie Document, BSD uit 1994 met de aanvullingen uit 2009).
• Verzameldoel: 1. Voor een juiste bedrijfsvoering.2. Om te voldoen aan Archiefwet 1995.3. Om te voldoen aan Archiefbesluit 19954. Om te voldoen aan de Beheersregeling document- en archiefbeheer EZ 20065. Om te voldoen aan de VIR 20176. Om te voldoen aan de Regeling van OCW (Archiefregeling) 20097.Om te voldoen aan overige relevante wet- en regelgeving
• Bewaartermijn: Gegevens worden bewaard gebaseerd op de BSD tot 2000 en vanaf 2000 volgens de selectielijst EZK/LNV, welke gepubliceerd is in de Staatscourant. De ordening van de fysieke/papieren dossiers in het archief is vastgelegd in het SDI (Structuurschema Documentaire Informatievoorziening).
• Bron: RDI ontvangt de persoonsgegevens van de betrokkene zelf bij de aanvraag van een vergunning of andere dienst dat de RDI verleent.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Gegevens zijn nodig om het dossier te archiveren en te kunnen opvragen.

Leveranciers

• Gegevens: Gegevens (Naam en woonplaats) leveranciers voor de registratie (bewerking en verwerking) van de archiefstukken waarbij gebruik gemaakt wordt van goedgekeurde en vastgestelde handelingenlijsten (Basis Selectie Document, BSD uit 1994 met de aanvullingen uit 2009).
• Verzameldoel: 1. Voor een juiste bedrijfsvoering.2. Om te voldoen aan Archiefwet 1995.3. Om te voldoen aan Archiefbesluit 19954. Om te voldoen aan de Beheersregeling document- en archiefbeheer EZ 20065. Om te voldoen aan de VIR 20176. Om te voldoen aan de Regeling van OCW (Archiefregeling) 20097.Om te voldoen aan overige relevante wet- en regelgeving
• Bewaartermijn: Gegevens worden bewaard gebaseerd op de BSD tot 2000 en vanaf 2000 volgens de selectielijst EZK/LNV, welke gepubliceerd is in de Staatscourant. De ordening van de fysieke/papieren dossiers in het archief is vastgelegd in het SDI (Structuurschema Documentaire Informatievoorziening).
• Bron: RDI ontvangt de persoonsgegevens van de betrokkene zelf bij de aanvraag van een vergunning of andere dienst dat de RDI verleent.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Gegevens zijn nodig om het dossier te archiveren en te kunnen opvragen.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Medewerkers van RDI die belast zijn met het behandelen van een zaak.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.