AVG verzoeken of klachten

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking AVG verzoeken of klachten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• De behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van de AVG (artikelen 13 t/m 22 AVG)

  Wettelijke verplichting

• De communicatie met de betrokkenen;

  Wettelijke verplichting

• Het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken

  Wettelijke verplichting

• Het behandelen van geschillen, klachtprocedures, bezwaar-en beroepsprocedures, en het daartoe in handen stellen van derden van documenten.

  Wettelijke verplichting

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Verzoeker/aanvrager

• Gegevens: Namen, mailadressen, overige (zakelijke) contactgegevens.
• Verzameldoel: De behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van de AVG (artikelen 13 t/m 22 AVG); De communicatie met de betrokkenen; Het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken; Het behandelen van geschillen, klachtprocedures, bezwaar-en beroepsprocedures, en het daartoe in handen stellen van derden van documenten.
• Bewaartermijn: 5 jaar of 10 jaar bij bezwaar en beroep (zie selectielijst Wbp-kwesties).
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dan is het niet mogelijk om het verzoek in behandeling te nemen.

Collega's binnen Financien

• Gegevens: Namen, mailadressen, overige (zakelijke) contactgegevens.
• Verzameldoel: De behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van de AVG (artikelen 13 t/m 22 AVG); De communicatie met de betrokkenen; Het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken; Het behandelen van geschillen, klachtprocedures, bezwaar-en beroepsprocedures, en het daartoe in handen stellen van derden van documenten.
• Bewaartermijn: 5 jaar of 10 jaar bij bezwaar en beroep (zie selectielijst Wbp-kwesties).
• Bron: Betrokkene, gegevens kunnen ook uit het archief komen, of uit mailboxen van collega's.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dan kan een AVG-verzoek niet worden behandeld.

Collega's interdepartementaal

• Gegevens: Namen, mailadressen, overige (zakelijke) contactgegevens.
• Verzameldoel: De behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van de AVG (artikelen 13 t/m 22 AVG);De communicatie met de betrokkenen; Het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken; Het behandelen van geschillen, klachtprocedures, bezwaar-en beroepsprocedures, en het daartoe in handen stellen van derden van documenten.
• Bewaartermijn: 5 jaar of 10 jaar bij bezwaar en beroep (zie selectielijst Wbp-kwesties).
• Bron: Betrokkene, gegevens kunnen ook uit het archief komen, of uit mailboxen van collega's.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Personen waarop het AVG-verzoek betrekking heeft;

• Gegevens: Het betreft de gegevens waar het AVG-verzoek op ziet. Afhankelijk van het verzoek of de klacht kan dit dus alle persoonsgegevens betreffen waar MinFin over beschikt.
• Verzameldoel: De behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van de AVG (artikelen 13 t/m 22 AVG); Het behandelen van geschillen, klachtprocedures, bezwaar-en beroepsprocedures, en het daartoe in handen stellen van derden van documenten.
• Bewaartermijn: 5 jaar of 10 jaar bij bezwaar en beroep (zie selectielijst Wbp-kwesties).
• Bron: Betrokkenen en de betreffende dossier binnen MinFin
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Medewerkers MinFIN, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de afhandeling van de verzoeken of klachten van betrokken of daarbij noodzakelijk zijn betrokken.
• Bij de zaak betrokken collega's van andere departementen.
• Nationale ombudsman, bij de behandeling van klachten ingediend bij de Nationale ombudsman
• Autoriteit persoonsgegevens en functionaris voor gegevensbescherming MinFin bij verzoeken en klachten op grond van de AVG.
• (Bestuurs-)rechtelijke colleges, voor de behandeling van beroepszaken.
• De Landsadvocaat, indien noodzakelijk bij de behandeling van beroeps- en bezwaarprocedures.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.