AVG vragen- en klachtenbehandeling, onderzoeken en audits

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking AVG vragen- en klachtenbehandeling, onderzoeken en audits in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Een juiste en tijdige afhandeling van ontvangen berichten aan de Functionaris voor gegevensbescherming
    Gerechtvaardigd belang. De registratie heeft als doel overzicht en inzicht te krijgen in de voortgang van de afhandeling van de ontvangen berichten aan de FG.
  • De uitvoering van onderzoeken in het kader van het toezicht door de Functionaris voor gegevensbescherming
    Gerechtvaardigd belang. De verwerking is ter ondersteuning van de toezichtstaak van de FG waardoor het ministerie haar verplichtingen in het kader van de AVG kan nakomen.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Personen die een vraag of klacht aan de FG inzake AVG/Privacy hebben gericht.

  • Gegevens: Naam en contactgegevens van de afzender, waaronder e-mailadres en/of huisadres
  • Verzameldoel: Een juiste en tijdige afhandeling van ontvangen berichten aan de Functionaris voor gegevensbescherming. Contactgegevens zijn nodig om te communiceren over de behandeling van het bericht.
  • Bewaartermijn: 5 jaar na afhandeling van het initiële bericht
  • Bron: De afzender van het bericht
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.
  • Gegevens: De persoonsgegevens die door Financiën worden of werden verwerkt, en waar de afzender een vraag over stelt of een klacht over heeft.
  • Verzameldoel: Een juiste en tijdige afhandeling van ontvangen berichten aan de Functionaris voor gegevensbescherming. De uitvoering van onderzoeken in het kader van het toezicht door de Functionaris voor gegevensbescherming.
  • Bewaartermijn: 5 jaar na afhandeling van het bericht.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Behandelaar van het bericht

  • Gegevens: Naam en functie van de behandelaar
  • Verzameldoel: Een juiste en tijdige afhandeling van ontvangen berichten aan de Functionaris voor gegevensbescherming. De gegevens van de behandelaar zijn nodig voor het volgen van de afwikkeling van een door de FG ontvangen bericht inzake AVG/Privacy.
  • Bewaartermijn: 5 jaar na afhandeling van het bericht
  • Bron: intern proces
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Personen die betrokken zijn bij het onderzoek door de FG

  • Gegevens: Interviewverslagen
  • Verzameldoel: De uitvoering van onderzoeken in het kader van het toezicht door de Functionaris voor gegevensbescherming
  • Bewaartermijn: 5 jaar na afronding van het onderzoek
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
    Gevolgen bij het niet aanleveren: kan strijd opleveren met de verplichting uit de AVG om de FG te faciliteren t.b.v. de uitoefening van zijn taken

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Privacy team concerndirectie Informatievoorziening & Databeheersing Belastingdienst (IV&D)
  • Privacy team CIO-office kerndepartement
  • Meldpunt Datalekken Belastingdienst
  • Functionaris voor gegevensbescherming, incl. FG-team bij BVA-office
  • Juristen Directie Juridische Zaken kerndepartement
  • Behandelaars inzageverzoeken Belastingdienst
  • Autoriteit Persoonsgegevens

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

Minister van Financiën, voor deze de Secretaris-generaal, voor deze de plaatsvervangend Secretaris-generaal (hoofd BVA-office)

Postadres

Postbus 20201
2500 EE Den Haag
NEDERLAND

Referentie

Verwerkingsnummer: M7478
Type: Primair