Behandelen vragen, mondelinge klachten en signalen van burgers

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Behandelen vragen, mondelinge klachten en signalen van burgers in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Complete en juiste beantwoording van vragen en behandeling van mondelinge klachten en signalen van burgers door RVO en zo nodig doorgeleiding naar overige onderdelen van EZK en LNV en andere ministeries.

  Taak van algemeen belang

• Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.

  Taak van algemeen belang

• Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.

  Taak van algemeen belang

• Archiveren conform de Archiefwet.

  Wettelijke verplichting

• Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.

  Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Aanvragers

• Gegevens: Naam, adres, woonplaats, e-mail adres, telefoonummer en de inhoud van de brief, e-mail of telefoongesprek, identificerende nummers (BSN, KvK- en/of BRS-, EBS-nummer).
• Verzameldoel: Burgers kunnen vragen en mondelinge klachten indienen en signalen afgeven aan RVO. Deze worden door RVO beantwoord en eventueel doorgeleid naar overige onderdelen en andere ministeries.
• Bewaartermijn: V5 jaar- vernietigen 5 jaar na definitieve afhandeling. Dit is niet van toepassing op WOO verzoeken. Daarvoor geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Gemachtigden

• Gegevens: Contactgegevens ten behoeve van de correspondentie (NAW, telefoonnummer, e-mailadres), personalia (geslacht m/v), identificerende nummers (zoals BSN, KvK-nummer en/of BRS-nummer, EBS-nummer), contactgegevens van de ondernemer (bedrijfsnaam en -adres, locatie-adres).
• Verzameldoel: Vaststellen van de identiteit van de gemachtigde en vastleggen van contactgegevens die nodig zijn om via de gemachtigde te kunnen communiceren met de aanvrager.
• Bewaartermijn: V5 jaar- vernietigen 5 jaar na definitieve afhandeling. Dit is niet van toepassing op WOO verzoeken. Daarvoor geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van RVO voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging.

• Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
• Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (is de medewerker bevoegd?), werkverdeling en managementinformatie.
• Bewaartermijn: V5 jaar- vernietigen 5 jaar na definitieve afhandeling. Dit is niet van toepassing op WOO verzoeken. Daarvoor geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
• Bron: Betrokkene zelf en betrokken systemen van RVO.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Degenen die binnen RVO belast zijn met de werkzaamheden t.b.v. de beschreven doelen van deze verwerking.
• Behandelaars van vragen, mondelinge klachten en signalen buiten RVO, bij overige onderdelen van EZK en LNV en andere ministeries.
• DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
• Auditdienst Rijk (ADR)

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.