Beleidsadministratie Facturen en Inningen Debiteuren

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Beleidsadministratie Facturen en Inningen Debiteuren in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het incasseren van vorderingen (op tijd betaald worden met een zo klein mogelijk risico van non-betaling en tegen zo min mogelijk inspanning) m.b.t. subsidie- en/of heffingsregelingen.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

• Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

• Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

• Archiveren conform de Archiefwet.

  Wettelijke verplichting. 7 jaar Fiscale bewaarplicht, artikel 52 lid 4 AWR

• Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Debiteuren die conform de subsidie- en/of heffingsregeling verplicht zijn bedragen te betalen als gevolg van een vordering of heffing

• Gegevens: Contactgegevens (NAW-gegevens, telefoon nummer, identificerende nummers (BRS-nummer, KvK-nummer), Personalia (geboortedatum),Inhoudelijk voor de (primaire) verwerking relevante gegevens (bedrag, bankgegevens, factuurnummer, betaald bedrag, betaaldatum, referentie opdrachtnummer, soort zaak).
• Verzameldoel: Voor het opmaken en versturen van factuur t.b.v. innen openstaande bedrag en vastlegging financiële administratie.
• Bewaartermijn: V7 vernietigen na 7 jaar
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van RVO voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging

• Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
• Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (is de medewerker bevoegd?), werkverdeling en managementinformatie.
• Bewaartermijn: V7 vernietigen na 7 jaar
• Bron: Betrokkene zelf en betrokken systemen van RVO
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Degenen die binnen RVO belast zijn met de werkzaamheden ten behoeve van de beschreven doelen van deze verwerking
• DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
• Auditdienst Rijk (ADR)

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.