Compliance financiële belangen

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Compliance financiële belangen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het bijhouden van de registratie van meldingen van financiële belangen en transacties met effecten door ambtenaren van EZK en LNV. Het gaat om financiële belangen en transacties van EZK- en LNV-ers die de belangen van de dienst kunnen raken. De meldingen en het register zijn gebaseerd op artikel 61a, lid 1 en 2, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR)

  Wettelijke verplichting

• Het bijhouden van compliance-dossiers met afschriften van beschikkingen, correspondentie en afspraken met de ambtenaren die hun financiële belangen hebben gemeld, en eventuele onderzoeken en nadere informatie

  Wettelijke verplichting

• Beoordeling of de ambtenaar financiële belangen heeft, effecten bezit of effectentransacties verricht waardoor de goede vervulling van zijn functie of het goed functioneren van de openbare dienst, voor zover dit in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd

  Wettelijke verplichting

• Beheren van het overzicht van medewerkers die werkzaamheden verrichten met een verhoogd risico op financiële belangenverstrengeling en oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie, in het kader van artikel 61a ARAR en de Regeling integriteitsbeleid EZ die geldt voor EZK en LNV.

  Wettelijke verplichting

• Het ondersteunen van de taken van de Compliance Officer en de hoofden van dienst als bedoeld in de Regeling integriteitsbeleid EZ dat geldt voor EZK en LNV bij het voorkomen van financiële belangenverstrengeling en oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie.

  Wettelijke verplichting

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Ambtenaren die hun financiële belangen bij de Compliance Officer hebben gemeld

• Gegevens: Naam, gegevens over functie en dienstonderdeel, aard van het financiele belang, waarde, relatie met het dienstbelang, naam eventuele gelieerde derde, datum waarop het financiële belang bekend is geworden, gegevens over eventuele restricted list en ontheffing
• Verzameldoel: Beoordeling of de ambtenaar financiële belangen heeft, effecten bezit of effectentransacties verricht waardoor de goede vervulling van zijn functie of het goed functioneren van de openbare dienst, voor zover dit in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd
• Bewaartermijn: Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Er geldt een meldplicht

(Nieuwe) medewerkers van EZK en LNV die om advies hebben gevraagd over financiële belangen of met wie gesproken is op initiatief van de Compliance Officer

• Gegevens: Naam, dienstonderdeel, gespreksverslag, eventuele aanvullende documentatie over risico's, de functie of de financiële belangen, afspraken, ontheffing
• Verzameldoel: Beoordeling of de ambtenaar financiële belangen heeft, effecten bezit of effectentransacties verricht waardoor de goede vervulling van zijn functie of het goed functioneren van de openbare dienst, voor zover dit in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd
• Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard zolang als de verantwoordelijke beoordeelt dat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de wettelijke taak.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers die werkzaamheden verrichten met een verhoogd risico op financiële belangenverstrengeling en oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie, in het kader van artikel 61a ARAR en de Regeling integriteitsbeleid EZ die geldt voor EZK en LNV.

• Gegevens: Naam, directie, functienaam, schaal, werkpakket, reden van het risico, omschrijving restricted list.
• Verzameldoel: Het bijhouden van het overzicht van medewerkers die werkzaamheden verrichten met een verhoogd risico op financiële belangenverstrengeling en oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie, in het kader van artikel 61a ARAR en de Regeling integriteitsbeleid EZ dat geldt voor EZK en LNV. Het ondersteunen van de taken van de Compliance Officer en de hoofden van dienst.
• Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard zolang als de verantwoordelijke beoordeelt dat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de wettelijke taak.
• Bron: P-direct en hoofden van dienst geven deze informatie door aan de compliance officer.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dit is een wettelijke verplichting.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• De gegevens zijn alleen toegankelijk voor diegenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de naleving van de integriteitsregels, zoals de Compliance Officers, en voor zover noodzakelijk het Hoofd van Dienst en de Secretaris-Generaal of de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.