Compliance financiële belangen v2

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Compliance financiële belangen v2 in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het bijhouden van de registratie van meldingen van financiële belangen en transacties met effecten door ambtenaren van EZK en LNV. Het gaat om financiële belangen en transacties van EZK- en LNV-ers die de belangen van de dienst kunnen raken. De meldingen en het register zijn gebaseerd op artikel 61a, lid 1 en 2, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR)

  Wettelijke verplichting

• Het bijhouden van compliance-dossiers met afschriften van beschikkingen, correspondentie en afspraken met de ambtenaren die hun financiële belangen hebben gemeld, en eventuele onderzoeken en nadere informatie

  Wettelijke verplichting

• Beoordeling of de ambtenaar financiële belangen heeft, effecten bezit of effectentransacties verricht waardoor de goede vervulling van zijn functie of het goed functioneren van de openbare dienst, voor zover dit in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd

  Wettelijke verplichting

• Beheren van het overzicht van medewerkers die werkzaamheden verrichten met een verhoogd risico op financiële belangenverstrengeling en oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie, in het kader van artikel 61a ARAR en de Regeling integriteitsbeleid EZ die geldt voor EZK en LNV.

  Wettelijke verplichting

• Het ondersteunen van de taken van de Compliance Officer en de hoofden van dienst als bedoeld in de Regeling integriteitsbeleid EZ dat geldt voor EZK en LNV bij het voorkomen van financiële belangenverstrengeling en oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie.

  Wettelijke verplichting

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Aangewezen meldplichtige ambtenaren die hun financiële belangen bij de Compliance Officer hebben gemeld.

• Gegevens: Gegevens Naam, gegevens over functie en dienstonderdeel, aard van het financiele belang, waarde, relatie met het dienstbelang, naam eventuele gelieerde derde, datum waarop het financiële belang bekend is geworden, gegevens over eventuele restricted list en ontheffing.
• Verzameldoel: Verzameldoel Beoordeling of de ambtenaar en diens eventuele gelieerde derde financiële belangen heeft, effecten bezit of effectentransacties verricht waardoor de goede vervulling van diens functie of het goed functioneren van de openbare dienst, voor zover dit in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Eventuele ontheffingverlening onder voorwaarden/afspraken.
• Bewaartermijn: Bewaartermijn twee jaar bewaard na beëindiging van de aanwijzing tot meldingsplichtige.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Gevolg van niet aanleveren kan bestaan uit arbeidsrechtelijke sanctionering.

(Nieuwe) medewerkers van EZK en LNV die om advies hebben gevraagd over financiële belangen of met wie gesproken is op initiatief van de Compliance Officer

• Gegevens: Gegevens Naam, dienstonderdeel, gespreksverslag, eventuele aanvullende documentatie over risico's, de functie of de financiële belangen, naam eventuele gelieerde derde.
• Verzameldoel: Verzameldoel Beoordeling of de ambtenaar en/of diens eventuele gelieerde derde financiële belangen heeft, effecten bezit of effectentransacties verricht waardoor de goede vervulling van diens functie of het goed functioneren van de openbare dienst of de ambtenaar, voor zover dit in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd.
• Bewaartermijn: Indien aanwijzing tot meldingsplichtige volgt: Twee jaar bewaard na beëindiging van de aanwijzingIndien geen aanwijzing tot meldingsplichtige volgt: Vernietiging half jaar na beëindiging van het (advies)gesprekstraject.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers die werkzaamheden verrichten met een verhoogd risico op financiële belangenverstrengeling en oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie en in beginsel aangewezen worden tot meldingsplichtige, in het kader van artikelen 5 en 8 Ambtenarenwet 2017 en het Personeelsreglement EZK/LNV.

• Gegevens: Gegevens Naam, directie, functienaam, werkpakket, reden van het risico, omschrijving eventuele restricted list.
• Verzameldoel: Verzameldoel Het bijhouden van het overzicht van medewerkers die werkzaamheden verrichten met een verhoogd risico op financiële belangenverstrengeling en oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie, in het kader van artikelen 5 en 8 Ambtenarenwet 2017 en het Personeelsreglement EZK/LNV. Ter uitvoering van de taken van de compliance officers en de hoofden van dienst.
• Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard zolang als de verantwoordelijke beoordeelt dat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de wettelijke taak.
• Bron: Hoofden van dienst geven deze persoonsgegevens door aan de compliance officer.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dit is een wettelijke verplichting.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• De gegevens zijn alleen toegankelijk voor diegenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering en naleving van de regeling over financiële belangen, namelijk de compliance officers en de hoofden van dienst die het aangaan en voor zover noodzakelijk, de Secretaris-Generaal of de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal. P-adviseurs ontvangen persoonsgegevens maar slechts voor zover die betrekking hebben op de aanwijzing tot meldingsplichtige van medewerkers van EZK en LNV.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.