Financiële administratie

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Financiële administratie in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven ten behoeve van het kerndepartement, het Centraal Planbureau (CPB) en Staatstoezicht op de Mijnen (SodM).
    -
  • Het genereren van betaalopdrachten op basis van facturen, beschikkingen en declaraties ten behoeve van kerndepartement, het Centraal Planbureau (CPB) en Staatstoezicht op de Mijnen (SodM).
    -
  • Het innen van vorderingen (zoals leges en correcties) ten behoeve van het kerndepartement, het Centraal Planbureau (CPB) en Staatstoezicht op de Mijnen (SodM).
    -
  • Verantwoording op grond van de Comptabiliteitswet waaronder het doen uitoefenen van accountantscontrole door de ADR.
    Wettelijke verplichting
  • Autorisatiebeheer EBS (Oracle)
    -

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Debiteuren en crediteuren.

  • Gegevens: Naam, adres, woonplaats, debiteuren-/crediteurennummer, KvK-nummer, BSN, bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot facturen, beschikkingen en declaraties.
  • Verzameldoel: Het innen van vorderingen (zoals leges en correcties) ten behoeve van het kerndepartement, CPB en SodM. Het genereren van betaalopdrachten op basis van facturen, beschikkinge.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
  • Bewaartermijn: De gegevens worden minimaal tien jaar bewaard en worden daarna gearchiveerd op een manier dat deze raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijke bepaalt daarna wat met de gegevens gebeurt.
  • Bron: registers kvk etc.
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Geautoriseerde in eBS van het Ministerie van EZK/LNV.

  • Gegevens: naam, functie, rechten in EBS
  • Verzameldoel: Autorisatiebeheer EBS
  • Bewaartermijn: zolang een medewerker in dienst blijft of in functie die het rechtvaardigt dat de autorisatie actueel is.
  • Bron: P-Direkt
  • Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
    Gevolgen bij het niet aanleveren: er zal geen toegang verleend worden

Automatische besluitvorming

Er worden besluiten genomen over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

  • Achterliggende logica: er is na aanvraag een geautomatiseerde Workflow met goedkeuring
  • Belang en gevolgen voor betrokken: borgen van informatiebeveiliging vanuit BIR etc. de betrokkene krijgt na aanvraag, aanmaak en goedkeuring de gevraagde toegang tot eBS

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Ministerie van EZK/LNV Directie Financieel Economische Zaken (FEZ) afdeling Financiële Diensten en Administratie (FDA) binnen de directie FEZ die de betreffende gegevens in mogen zien dan wel mogen muteren of tot betaling/ ontvangst mogen overgaan (functiescheiding).
  • Ministerie van Financiën die door het Ministerie van EZK/LNV Directie Financieel Economische Zaken (FEZ) afdeling Financiële Diensten en Administratie (FDA) door FEZ/ FDA geautoriseerd zijn de betreffende gegevens in te zien.
  • Ministerie van EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering (DB) afdeling Informatiemanagement Facilitair en Huisvesting (IFH) Inkoopplein die door Ministerie van EZK/LNV Directie Financieel Economische Zaken (FEZ) afdeling Financiële Diensten en Administratie (FDA) geautoriseerd zijn om inkoop gerelateerde gegevens in te zien (M184).
  • Centraal Planbureau (CPB) geautoriseerd door Ministerie van EZK/LNV Directie Financieel Economische Zaken (FEZ) afdeling Financiële Diensten en Administratie (FDA)
  • Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) geautoriseerd door Ministerie van EZK/LNV Directie Financieel Economische Zaken (FEZ) afdeling Financiële Diensten en Administratie (FDA)
  • Ministerie van EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering (DB) afdeling Functioneel beheer en regie (FB&R) team eBS
  • DICTU technisch beheer eBS.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Financieel-Economische Zaken

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur van het Centraal Planbureau

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 30
2594AV DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 80510
2508GM DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de inspecteur-generaal der mijnen

Bezoekadres

Henri Faasdreef 312
2492JP DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 24037
2490AA DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Financieel-Economische Zaken

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verdeling verantwoordelijkheid

Debiteuren en crediteuren van CPB en SodM worden door hen aangeleverd voor verwerking in de financiële administratie door FEZ/ FDA. Uitgangspunt is dat FEZ/ FDA met respectievelijk CPB en SodM gezamenlijk verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens van de debiteuren/ crediteuren.