Relatiebeheer

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Relatiebeheer in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Relatiebeheerregistratie van werkgerelateerde naam-, adres- en contactgegevens van stakeholders.

Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Defensie wil adaptief zijn en samenwerken met bedrijven, kennisinstellingen en andere organisaties omdat we het niet alleen kunnen. Om dit op een ordelijke en gestructureerde manier te kunnen doen, is het belangrijk dat gegevens van personen die bij deze organisaties werken in een geautomatiseerd systeem verwerkt worden. . Defensie wil adaptief zijn en samenwerken met bedrijven, kennisinstellingen en andere organisaties omdat we het niet alleen kunnen. Om dit op een ordelijke en gestructureerde manier te kunnen doen, is het belangrijk dat gegevens van personen die bij deze organisaties werken in een geautomatiseerd systeem verwerkt worden.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Stakeholders

• Gegevens: Gewone persoonsgegevens Naam (incl. voor- en achtervoegsel) Adres, Postcode, Woonplaats (werk) Vast/mobiel telefoonnummer (werk) E-mail (werk) Facultatief: o Adres (privé/correspondentie) o Postcode (privé/correspondentie) o Woonplaats(privé/correspondentie) o Locatie (bijvoorbeeld kamernummer) o Vast/mobiel telefoonnummer (privé/correspondentie) o E-mail (privé) o Titel(s) o Geboortedatum o Geslacht Functie Sector Werkgebied Categorie Afspraken Deelname evenementen Def
• Verzameldoel: Relatiebeheerregistratie van werkgerelateerde naam-, adres- en contactgegevens van stakeholders.
• Bewaartermijn: De gegevens zullen bewaard worden zo lang de persoon als stakeholder relevant is voor Defensie. Is met een bepaalde relatie 7 jaar niets gedaan, dan wordt de relatie geschoond (permanent verwijderd).
• Bron: De adresgegevens van stakeholders die eerder in andere systemen (excel-sheets, databases) per Defensieonderdeel waren vastgelegd. Voor migratie van deze gegevens is de betrouwbaarheid en actualiteit van de relatiegegevens gecontroleerd door functionarissen van de Defensieonderdelen. Daarna voert een speciaal daarvoor opgeleide licentiehouder (key-user) de gegevens in.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Geautoriseerde Defensiemedewerkers (licentiehouders)
• DMO/JIVC, Functioneel en technisch beheer

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.