Relatiebeheer werkcontacten

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Relatiebeheer werkcontacten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• (a) Lijst persoonlijke werkcontacten: medewerker kan effectief communiceren met werkcontacten en bestaande werkrelaties effectief onderhouden.

  Gerechtvaardigd belang. persoonlijke effectiviteit van de medewerkers, contactgegevens zijn persoonlijk en worden niet met anderen gedeeld.

• (b) Lijsten gedeelde werkcontacten: effectief contact onderhouden en communiceren als overleg/project/onderzoeksgroep in een specifieke werkcontext met een specifiek groepsdoel.

  Gerechtvaardigd belang. effectief gezamenlijk kunnen uitvoeren van specifieke taken door groepen medewerkers. Het belang van het intern delen van de zakelijke contactgegevens voor het effectief uitvoeren van PBL-werkzaamheden weegt zwaarder dan het steeds moeten vragen van toestemming om de contactgegevens intern PBL met collega’s te mogen delen.

• (c) Adres- en verjaardaglijsten medewerkers: Feliciteren of beterschap wensen van medewerkers (via een bericht, kaart en/of bos bloemen), directie/leidinggevende informeren over een belangrijke aangelegenheid rondom medewerkers (notitie in agenda).

  Gerechtvaardigd belang. de gegevens zijn al beschikbaar in het P-dossier, maar niet op een effectief bruikbare manier voor het aangegeven doel. Om die reden houdt het secretariaat een apart overzicht bij, alleen toegankelijk voor het secretariaat.

• (d) ICE-lijst medewerkers: Snel kunnen informeren van naaste betrokkenen (meestal familie) wanneer een medewerker bij een calamiteit betrokken is geraakt.

  Toestemming betrokkene

• (e) Mail / agenda / contactenbeheer voor managers: Effectieve ondersteuning managers door secretariaat.

  Toestemming betrokkene

• (f) Eenmalige verzendlijsten: Efficiënte uitvoering van doelgerichte correspondentie naar bij specifiek PBL-werk betrokken personen.

  Gerechtvaardigd belang. het effectief kunnen uitvoeren van correspondentietaken door de PBL-secretariaten ten behoeve van PBL. Het belang van het delen van de zakelijke contactgegevens met het secretariaat voor het effectief uitvoeren van PBL-correspondentie weegt zwaarder dan het steeds moeten vragen van toestemming om de contactgegevens te mogen delen om de correspondentie te kunnen uitvoeren. Er worden alleen contactgegevens gedeeld die nodig zijn om de correspondentie te kunnen uitvoeren.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Externe werkcontacten

• Gegevens: Naam, organisatie, (functie), zakelijk mailadres, zakelijk tel.nummer, aard van de relatie, (bezoek- en postadres)
• Verzameldoel: Onderhouden zakelijke relatie, persoonlijk werkcontact, zakelijk corresponderen, deelnemen aan overleg/project/onderzoeksgroep.
• Bewaartermijn: Persoonlijk werkcontact: tot uit dienst medewerker; Gedeeld werkcontact: onbepaald (zolang actueel en bruikbaar) Verzendlijst: divers (afhankelijk soort correspondentie en bijbehorende archieftermijn)
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers PBL

• Gegevens: Naam, privé-adres, geboortedatum, datum indiensttreding, datum ambtsjubileum
• Verzameldoel: Feliciteren of beterschap wensen van medewerkers.
• Bewaartermijn: Tot uit dienst medewerker
• Bron: Betrokkene (uit P-dossier via HRM)
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Naaste betrokkenen (familie) PBL medewerkers

• Gegevens: Naam, tel. nummer, aard van de relatie met medewerker
• Verzameldoel: Contact opnemen als medewerker bij calamiteit betrokken is.
• Bewaartermijn: Tot uit dienst medewerker of verzoek gegevens te verwijderen (uitvraag actualiseren 1x per jaar)
• Bron: De PBL-medewerker die de gegevens van de naaste contacten doorgeeft
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• (b) Lijsten gedeelde werkcontacten: per lijst het secretariaat dat de lijst beheert en bij specifieke werkgroep de leden van de groep.
• (c) Adres- en verjaardaglijsten medewerkers: het secretariaat dat de lijst beheert en de overige sectorsecretariaten.
• (a) Lijst persoonlijke werkcontacten: aan de medewerker die de lijst beheert.
• (d) ICE-lijst medewerkers: aan het secretariaat dat de lijst beheert.
• (f) Eenmalige verzendlijsten: aan de medewerkers die de correspondentie verzorgen.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.