Servicepunt

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Servicepunt in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het efficiënt en effectief verlopen van het aanvraag- en meldproces voor defensiemedewerkers en niet-werknemers met een Defensiepas type 1 en 2 in werkelijke dienst.

  Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Geautomatiseerd gestandaardiseerde processen zijn van belang vanwege schaalgrootte van de organisatie met diverse locaties en het grote aantal medewerkers. Handmatig proces werkt vertragend door extra werk en kan ertoe leiden dat aanvragen niet opgemerkt worden of verloren raken. De inbreuk op de privacy van de betrokkene is beperkt. Betrokkene initieert zelf de aanvraag en houdt tijdens het proces zicht op de afhandeling. Daarbij worden zo min mogelij. Geautomatiseerd gestandaardiseerde processen zijn van belang vanwege schaalgrootte van de organisatie met diverse locaties en het grote aantal medewerkers. Handmatig proces werkt vertragend door extra werk en kan ertoe leiden dat aanvragen niet opgemerkt worden of verloren raken. De inbreuk op de privacy van de betrokkene is beperkt. Betrokkene initieert zelf de aanvraag en houdt tijdens het proces zicht op de afhandeling. Daarbij worden zo min mogelijk persoonsgegevens verwerkt.

• Het verwerken van de aanvraag en het uitvoeren daarvan door een dienstverlener/leverancier waarmee de facilitaire dienstverlening vanuit het Servicepunt voor Defensiemedewerkers wordt verbeterd. De persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden verwerkt dan het aanvraag- en leveringsproces.

  Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Zoveel mogelijk is gebruik gemaakt van bestaande persoonsgegevens en gestandaardiseerde processen hetgeen de kwaliteit verhoogt. De inbreuk op de privacy van de betrokkene is beperkt. Betrokkene initieert zelf de aanvraag en houdt tijdens het proces zicht op de afhandeling. Daarbij worden zo min mogelijk persoonsgegevens verwerkt. . Zoveel mogelijk is gebruik gemaakt van bestaande persoonsgegevens en gestandaardiseerde processen hetgeen de kwaliteit verhoogt. De inbreuk op de privacy van de betrokkene is beperkt. Betrokkene initieert zelf de aanvraag en houdt tijdens het proces zicht op de afhandeling. Daarbij worden zo min mogelijk persoonsgegevens verwerkt.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Defensiemedewerkers, met een Defensiepas type 1, in werkelijke dienst

• Gegevens: Werknemer-ID Naam Geslacht Adres persoon (Huis/correspondentie) Telefoon (Defensie en privé) E-mail (Defensie) Rang/schaal (inclusief rangalias; zoals ritmeester in plaats van kapitein) Arbeidsplaats Afdeling Afdelingsboom Locatie (afdeling/arbeidsplaats) Directe chef/Bevoegd gezag (relatie tussen persoon en directie chef/bevoegd gezag) Contractgegevens (gegevens aanstelling , overeenkomst/andere verbintenis met Defensie) Gegevens arbeidsrelatie
• Verzameldoel: Het efficiënt en effectief verlopen van het aanvraag- en meldproces voor defensiemedewerkers en niet-werknemers met een Defensiepas type 1 en 2 in werkelijke dienst. Het verwerken van de aanvraag en het uitvoeren daarvan door een dienstverlener/leverancier waarmee de facilitaire dienstverlening vanuit het Servicepunt voor Defensiemedewerkers wordt verbeterd. De persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden verwerkt dan het aanvraag- en leveringsproces.
• Bewaartermijn: Gegevens aanvragen: 2 (zonder budget) of 7 jaren (inclusief budget) Logginggegevens: 2 jaren Dit is conform de vernietigingstermijnen uit werkprocessen van de selectielijst Defensie: 9.4: Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van facility management 9.5: Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van financiën 9.3.2: Het beheren van loggegevens
• Bron: P&O-basisadministratie
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Niet-werknemers, met een Defensiepas type 2, in werkelijke dienst

• Gegevens: Werknemer-ID Naam Geslacht Adres persoon (Huis/correspondentie) Telefoon (Defensie en privé) E-mail (Defensie) Rang/schaal (inclusief rangalias; zoals ritmeester in plaats van kapitein) Arbeidsplaats Afdeling Afdelingsboom Locatie (afdeling/arbeidsplaats) Directe chef/Bevoegd gezag (relatie tussen persoon en directie chef/bevoegd gezag) Contractgegevens (gegevens aanstelling , overeenkomst/andere verbintenis met Defensie) Gegevens arbeidsrelatie
• Verzameldoel: Het verwerken van de aanvraag en het uitvoeren daarvan door een dienstverlener/leverancier waarmee de facilitaire dienstverlening vanuit het Servicepunt voor Defensiemedewerkers wordt verbeterd. De persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden verwerkt dan het aanvraag- en leveringsproces. Het efficiënt en effectief verlopen van het aanvraag- en meldproces voor defensiemedewerkers en niet-werknemers met een Defensiepas type 1 en 2 in werkelijke dienst.
• Bewaartermijn: Gegevens aanvragen: 2 (zonder budget) of 7 jaren (inclusief budget) Logginggegevens: 2 jaren Dit is conform de vernietigingstermijnen uit werkprocessen van de selectielijst Defensie: 9.4: Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van facility management 9.5: Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van financiën 9.3.2: Het beheren van loggegevens
• Bron: P&O-basisadministratie
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Aanvrager
• Medewerker Servicepunt
• Leidinggevende
• Management servicepunt
• Dienstaanbieders intern Defensie (circa 45 product- of dienstverlenende afdelingen)
• Technisch en functioneel beheerder 4ME

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.