Toepassen Archiefwet en -regelgeving

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Toepassen Archiefwet en -regelgeving in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Uitvoering geven de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en de archiefregeling.

  Wettelijke verplichting

• Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding op grond van de archiefwet 1995.

  Wettelijke verplichting

• Regie op de overdracht, het bewaren en vernietigen van papieren dossiers door Doc-Direkt

  Uitvoering overeenkomst

• Zorgdragen voor uitplaatsen en overdracht van documenten naar het (e-Depot van het) Nationaal Archief.

  Wettelijke verplichting

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Personen die in het document genoemd worden.

• Gegevens: Naam, contactgegevens, inhoud van het document
• Verzameldoel: Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding op grond van de Archiefwet 1995.
• Bewaartermijn: Afhankelijk van het type document. Op basis van het proces waartoe de neerslag behoort zal door gebruik te maken van de Selectielijst van Algemene Zaken de Bewaartermijn worden bepaald.
• Bron: De persoon die het document heeft opgesteld, al dan niet met medeweten van de betreffende persoon.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Behandelaren van het document bij AZ

• Gegevens: Naam, directie/afdeling, functie.
• Verzameldoel: Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding op grond van de Archiefwet 1995.
• Bewaartermijn: Afhankelijk van het type document. Op basis van het proces waartoe de neerslag behoort, zal door gebruik te maken van de Selectielijst van Algemene Zaken de Bewaartermijn worden bepaald.
• Bron: Informatie die daarover in de administratie van P-Direkt (door organisatie en/of betrokkene) is opgenomen.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Van belang voor uitoefening werkzaamheden betreffende medewerker en herleidbaarheid van het betreffende document.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Doc-Direkt als bewerker met het selecteren op bewaren of vernietigen van papieren dossiers.
• DSC belast met de uitvoering voor het bewaren en vernietigen van digitale documenten van AZ.
• DSC belast met de regie op de overdracht, bewaren en het vernietigen van papieren dossiers door Doc-Direkt.
• Het Nationaal Archief (NA) bij uitplaatsing en overdracht van papieren documenten.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.