Uitvoeren Economische Diplomatie en Handelsbevordering

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Uitvoeren Economische Diplomatie en Handelsbevordering in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Uitvoeren van Economische Diplomatie en Handelsbevordering door het helpen en adviseren van bedrijven uit Nederland bij het opzetten, uitrollen en/of uitbreiden van hun activiteiten in het buitenland (internationaliseren).

  Taak van algemeen belang

• Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.

  Taak van algemeen belang

• Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.

  Taak van algemeen belang

• Archiveren conform de Archiefwet.

  Wettelijke verplichting

• Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.

  Taak van algemeen belang

• Informeren van klanten over aanvullende producten en diensten in het kader van Economische Diplomatie en Handelsbevordering.

  Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Organisatie die vraagt om ondersteuning

• Gegevens: Gegevens organisatie: KVK-nummer, vestigingsnummer, statutaire naam, website, telefoonnummer, ondernemingsvorm, SBI code, aantal werknemers. Bezoek/correspondentie adres: postbus, postcode, huisnummer, straat, plaats, provincie, land. Contactpersoon: voorletter(s)/voornaam, tussenvoegsel(s), achternaam, geslacht, functie, zakelijke (mobiele) telefoonnummer, zakelijk emailadres.
• Verzameldoel: Het bieden van ondersteuning in de vorm van Economische Diplomatie welke als doel handelsbevordering heeft.
• Bewaartermijn: Gegevens worden in Achilles ingevoerd en worden vanuit Achilles verzameld. Debewaartermijn voor gegevens in Achilles bedraagt 10 jaar. Gegevens kunnen eerder opverzoek van aanvrager worden verwijderd. Als de bewaartermijn is verstreken wordt hetdossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
• Bron: Van de betrokkene zelf, eventueel aangevuld met de gegevens uit de Basisregistratie KvK (NHR <- KvK)
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Bezoeker (geldt voor zowel inkomende als uitgaande (bedrijfs)bezoeken)

• Gegevens: Voorletter(s)/voornaam, tussenvoegsel(s), achternaam, geslacht, functie, zakelijke (mobiele) telefoonnummer, zakelijk emailadres.
• Verzameldoel: Het bieden van ondersteuning in de vorm van Economische Diplomatie welke alsdoel handelsbevordering heeft.
• Bewaartermijn: Gegevens worden in Achilles ingevoerd en worden vanuit Achilles verzameld. Debewaartermijn voor gegevens in Achilles bedraagt 10 jaar. Gegevens kunnen eerder opverzoek van aanvrager worden verwijderd. Als de bewaartermijn is verstreken wordt hetdossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
• Bron: Van de betrokkene zelf, eventueel aangevuld met gegevens uit Basisregistratie KVK (NHR <- KVK)
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Deelnemer (aan evenement of missie)

• Gegevens: Voorletter(s)/voornaam, tussenvoegsel(s), achternaam, geslacht, functie, zakelijke (mobiele) telefoonnummer, zakelijk emailadres.
• Verzameldoel: Uitnodigen
• Bewaartermijn: Gegevens worden in Achilles ingevoerd en worden vanuit Achilles verzameld. Debewaartermijn voor gegevens in Achilles bedraagt 10 jaar. Gegevens kunnen eerder opverzoek van aanvrager worden verwijderd. Als de bewaartermijn is verstreken wordt hetdossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
• Bron: Van de betrokkene zelf, eventueel aangevuld met gegevens uit Basisregistratie KVK (NHR <- KVK)
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Contactpersoon

• Gegevens: Voorletter(s)/voornaam, tussenvoegsel(s), achternaam, geslacht, functie, zakelijke (mobiele) telefoonnummer, zakelijk emailadres.
• Verzameldoel: Om in contact te treden.
• Bewaartermijn: Gegevens worden in Achilles ingevoerd en worden vanuit Achilles verzameld. Debewaartermijn voor gegevens in Achilles bedraagt 10 jaar. Gegevens kunnen eerder opverzoek van aanvrager worden verwijderd. Als de bewaartermijn is verstreken wordt hetdossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van RVO.nl voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging

• Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
• Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (is de medewerker bevoegd?), werkverdeling en managementinformatie.
• Bewaartermijn: Gegevens worden in Achilles ingevoerd en worden vanuit Achilles verzameld. Debewaartermijn voor gegevens in Achilles bedraagt 10 jaar. Gegevens kunnen eerder opverzoek van aanvrager worden verwijderd. Als de bewaartermijn is verstreken wordt hetdossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
• Bron: Betrokkene zelf en betrokken systemen van RVO.nl
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Personen die zich hebben aangemeld om de nieuwsbrief te ontvangen

• Gegevens: Voornaam, Naam, E-mailadres.
• Verzameldoel: De verschillende onderdelen van het Netwerk Buitenland en Concordaat versturennieuwsbrieven aan personen in hun netwerk. Het doel van deze nieuwsbrieven is om deontvangers ervan pro actief te wijzen op relevante ontwikkelingen in de wereld op het gebiedvan Innovatie, Internationale handel en Landbouw.
• Bewaartermijn: 10 jaar voor verzonden nieuwsbrieven of eerder na verzoek van ontvanger. Bij afmelding van nieuwsbrieven worden geen persoonsgegevens bewaard.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Auditdienst Rijk (ADR)
• DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
• Uitvoerders (Nederlandse bedrijven)
• Ambassades en consulaten
• Onderzoeksbureaus

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.