Uitvoeren Economische Diplomatie en Handelsbevordering

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Uitvoeren Economische Diplomatie en Handelsbevordering in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Uitvoeren van Economische Diplomatie en Handelsbevordering door het helpen en adviseren van bedrijven uit Nederland bij het opzetten, uitrollen en/of uitbreiden van hun activiteiten in het buitenland (internationaliseren).
    Taak van algemeen belang
  • Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.
    Taak van algemeen belang
  • Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.
    Taak van algemeen belang
  • Archiveren conform de Archiefwet.
    Wettelijke verplichting
  • Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.
    Taak van algemeen belang
  • Informeren van klanten over aanvullende producten en diensten in het kader van Economische Diplomatie en Handelsbevordering.
    Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Organisatie die vraagt om ondersteuning

  • Gegevens: Gegevens organisatie: KVK-nummer, vestigingsnummer, statutaire naam, website, telefoonnummer, ondernemingsvorm, SBI code, aantal werknemers. Bezoek/correspondentie adres: postbus, postcode, huisnummer, straat, plaats, provincie, land. Contactpersoon: voorletter(s)/voornaam, tussenvoegsel(s), achternaam, geslacht, functie, zakelijke (mobiele) telefoonnummer, zakelijk emailadres.
  • Verzameldoel: Het bieden van ondersteuning in de vorm van Economische Diplomatie welke als doel handelsbevordering heeft.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Van de betrokkene zelf, eventueel aangevuld met de gegevens uit de Basisregistratie KvK (NHR <- KvK)
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Bezoeker (geldt voor zowel inkomende als uitgaande (bedrijfs)bezoeken)

  • Gegevens: voorletter(s)/voornaam, tussenvoegsel(s), achternaam, geslacht, functie, zakelijke (mobiele) telefoonnummer, zakelijk emailadres.
  • Verzameldoel: Het bieden van ondersteuning in de vorm van Economische Diplomatie welke als doel handelsbevordering heeft.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Van de betrokkene zelf, eventueel aangevuld met gegevens uit Basisregistratie KVK (NHR <- KVK)
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Deelnemer (aan evenement of missie)

  • Gegevens: voorletter(s)/voornaam, tussenvoegsel(s), achternaam, geslacht, functie, zakelijke (mobiele) telefoonnummer, zakelijk emailadres.
  • Verzameldoel: Uitnodigen
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Van de betrokkene zelf, eventueel aangevuld met gegevens uit Basisregistratie KVK (NHR <- KVK)
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Contactpersoon

  • Gegevens: voorletter(s)/voornaam, tussenvoegsel(s), achternaam, geslacht, functie, zakelijke (mobiele) telefoonnummer, zakelijk emailadres.
  • Verzameldoel: Om in contact te treden.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van RVO.nl voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging

  • Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
  • Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (is de medewerker bevoegd?), werkverdeling en managementinformatie.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Betrokkene zelf en betrokken systemen van RVO.nl
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Auditdienst Rijk
  • DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
  • Uitvoerders
  • Ambassades en consulaten
  • Onderzoeksbureaus

Doorgifte buiten EU

Er is sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie. Deze landen en/of internationale organisaties worden hieronder omschreven.

  • Dit kunnen aan alle landen ter wereld zijn waar een officiële Nederlandse vertegenwoordiging is gevestigd in de vorm van een Ambassade, Consultaat generaal of Netherlands Business Support Office.

De gegevens worden uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU, of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Buitenlandse Zaken