Uitvoeren van in- en uitgaande missies met of zonder bewindslieden

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Uitvoeren van in- en uitgaande missies met of zonder bewindslieden in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het uitvoeren van uitgaande handelsmissies en het monitoren van projecten vereist het verwerken en gebruiken van persoonsgegevens van de deelnemers. Deze handelsmissies worden uitgevoerd in opdracht van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Hierbij gaat het om handelsmissies met of zonder bewindslieden. Faciliteren van het leggen van contacten met potentiele buitenlandse zakenpartners. Verwerving van en communicatie met deelnemers over hun deelname en profilering onder potentiele afnemers.

  Taak van algemeen belang

• Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten

  Taak van algemeen belang

• Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.

  Taak van algemeen belang

• Archiveren conform de Archiefwet

  Wettelijke verplichting

• Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.

  Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Vertegenwoordigers van deelnemende bedrijven en organisaties

• Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres).
• Verzameldoel: Correspondentie, berichtgeving en deelname.
• Bewaartermijn: V10 jaar na sluiten van elk dossier
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van RVO voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging

• Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
• Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (is de medewerker bevoegd?), werkverdeling en managementinformatie.
• Bewaartermijn: V10 jaar na sluiten van elk dossier
• Bron: Betrokkene zelf en betrokken systemen van RVO
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Auditdienst Rijk (ADR)
• DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
• Degene die binnen RVO belast zijn met de werkzaamheden t.b.v. de beschreven doelen van deze verwerking
• Alle verwerkers genoemd in de map "verwerker".

Doorgifte buiten EU

Er is sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie. Deze landen en/of internationale organisaties worden hieronder omschreven.

• via ambassade naar (lokale) consultant voor matchmaking of opdrachtverlening direct vanuit RVO aan consultant voor matchmaking met expertise in of op het land waar missie plaatsvindt. Afhankelijk van missie soort en bestemming

De gegevens worden uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU, of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen. De waarborgen worden hieronder omschreven.

• Doorgifte derde landen in lijn met AVG verordeningen. Afspraken met eventuele lokale verwerkers afhankelijk van missiesoort- en bestemming/herkomst.