Uitvoeren van in- en uitgaande missies met of zonder bewindslieden

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Uitvoeren van in- en uitgaande missies met of zonder bewindslieden in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Het uitvoeren van uitgaande handelsmissies en het monitoren van projecten vereist het verwerken en gebruiken van persoonsgegevens van de deelnemers. Deze handelsmissies worden uitgevoerd in opdracht van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Hierbij gaat het om handelsmissies met of zonder bewindslieden. Faciliteren van het leggen van contacten met potentiele buitenlandse zakenpartners. Verwerving van en communicatie met deelnemers over hun deelname en profilering onder potentiele afnemers.
    Taak van algemeen belang
  • Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten
    Taak van algemeen belang
  • Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.
    Taak van algemeen belang
  • Archiveren conform de Archiefwet
    Wettelijke verplichting
  • Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.
    Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Vertegenwoordigers van deelnemende bedrijven en organisaties

  • Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres).
  • Verzameldoel: Correspondentie, berichtgeving en deelname.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van Buitenlandse Zaken. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaarmijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier van de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken, wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van RVO.nl voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging

  • Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
  • Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (bevoegdheid), werkverdeling en managementinformatie.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van Buitenlandse Zaken. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaarmijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier van de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken, wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Xerox\Opmeer (communicatie)
  • Evite.nl (deelnemersregistratie)
  • Munckhof Business Travel
  • Phaff Export Marketing
  • Nederlandse Export Cominbatie
  • GMV
  • FME
  • PSPS consultants
  • Punda Milia/ Handelsroute
  • Stichting Taskforce Healthcare
  • BLAUW (voor effectmeting van handelsmissies waarbij een rapport wordt uitgebracht per handelsmissie en een jaarrapportage).

Doorgifte buiten EU

Er is sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie. Deze landen en/of internationale organisaties worden hieronder omschreven.

  • via ambassade naar (lokale) consultant voor matchmaking of opdrachtverlening direct vanuit RVO aan consultant voor matchmaking met expertise in of op het land waar missie plaatsvindt.

De gegevens worden uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU, of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen. De waarborgen worden hieronder omschreven.

  • verwerkingsovereenkomsten met diverse onderdelen ten behoeven van de (handels)missies. kopieën worden toegevoegd in de categorie Bijlagen.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de algemeen directeur Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

Bezoekadres

Prinses Beatrixlaan 2
2595AL DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 93144
2509AC DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Buitenlandse Zaken

Verdeling verantwoordelijkheid

Minister van Buitenlandse zaken is verantwoordelijk vanuit de opdracht. Wij zijn verwerker in dit kader. Minister van Economische Zaken en Klimaat is verantwoordelijk vanuit eigenaarschap van RVO. Door middel van het mandaat kunnen wij als verwerkingsverantwoordelijke optreden.