Verstrekken gegevens tbv audits en rapportages

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Verstrekken gegevens tbv audits en rapportages in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Aanleveren van financiële gegevens ten behoeve van rapportage en audits van Europese en Nederlandse overheidsinstellingen.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

• Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

• Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

• Archiveren conform de Archiefwet.

  Wettelijke verplichting. 7 jaar Fiscale bewaarplicht, artikel 52 lid 4 AWR

• Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Subsidie-aanvrager/ontvanger

• Gegevens: NAW-gegevens, rekeningnummer, relatienummer, bedragen
• Verzameldoel: Ten behoeve van het rapporteren of aanleveren van gegevens aan controlerende (overheids)instanties (EU/Nationaal).
• Bewaartermijn: V7 vernietigen na 7 jaar
• Bron: Betrokkenen leveren in eerste instantie eigen gegevens aan. Op verschillende niveaus worden gegevens gedeeld met auditors of organisaties. Gegevens kunnen direct of indirect worden herleid naar betrokkenen.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Personalia, e-mailadres, telefoonnummer
• Verzameldoel: Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.
• Bewaartermijn: V7 vernietigen na 7 jaar
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van RVO voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging

• Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
• Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (is de medewerker bevoegd?), werkverdeling en managementinformatie.
• Bewaartermijn: V7 vernietigen na 7 jaar
• Bron: Betrokkene zelf en betrokken systemen van RVO
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Auditdienst Rijk (ADR)
• Degenen die binnen RVO belast zijn met de werkzaamheden ten behoeve van de beschreven doelen van deze verwerking
• DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
• Europese Rekenkamer (ERK)
• Directoraat Generaal van de Europese Commissie (DG)
• Algemene Rekenkamer (AR)

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.