WOB verzoeken en Burgerbrieven

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking WOB verzoeken en Burgerbrieven in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Het betreft de opslag van persoonsgegevens met het oog op de afhandeling van burgerbrieven. Burgers die een vraag willen stellen doen dat via het contactformulier op rijksoverheid.nI.Deze informatie wordt doorgestuurd aan de Ministeries voor afhandeling.ook per post komen burgervragen en wob-verzoeken binnen. Sommige burgers mailen rechtstreeks naar onze postbus. Deze PIA beschouwt het proces afhandelen WOB verzoeken en burgerbrieven waarvan de persoonsgegevens worden opgelsagen in HPRM

Wettelijke verplichting

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Burgers

• Gegevens: aanspreekvorm, voorletters,achternaam, telefoon (optioneel), mailadres, adresgegevens
• Verzameldoel: Communicatie
• Bewaartermijn: Documenten, e-mail en notities van telefonische vragen moeten in HPRM DMS worden opgeslagen om vervolgens te worden gedeponeerd in HPRM RMA (archief). Zodra er een waardering vanuit de selectielijst wordt toegekend aan een dossier in het RMA gaat de waardering (vernietigen) van 5 lopen. Dossiers die de vernietigingstermijn hebben overschreden worden volgens de vernietigingsprocedure beoordeeld en vernietigd
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

bedrijven

• Gegevens: organisatienaam, telefoonnummer, mailadres, adresgegevens
• Verzameldoel: Communicatie
• Bewaartermijn: Documenten, e-mail en notities van telefonische vragen moeten in HPRM DMS worden opgeslagen om vervolgens te worden gedeponeerd in HPRM RMA (archief). Zodra er een waardering vanuit de selectielijst wordt toegekend aan een dossier in het RMA gaat de waardering (vernietigen) van 5 lopen. Dossiers die de vernietigingstermijn hebben overschreden worden volgens de vernietigingsprocedure beoordeeld en vernietigd
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Nationaal Archief
• Andere ministeries

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.