Behandelen digitale documenten

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Behandelen digitale documenten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.

  Gerechtvaardigd belang. Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.

• De aanmaak, behandeling, parafering en afdoening van documenten.

  Gerechtvaardigd belang. Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.

• Functioneel beheer DoMuS / Delphi.

  Gerechtvaardigd belang. Functioneel beheer kunnen in de systemen bij de documenten om eventuele fouten in processen of systemen te herstellen. Door deze werkzaamheden kunnen de functioneel beheerders in aanraking komen met persoonsgegevens. De uitvoering van functioneel beheer is belangrijk om een correct en betrouwbaar systeem in stand te kunnen houden.

• Technisch beheer DoMuS, netwerkschijven, Outlook, samenwerkingsruimtes

  Gerechtvaardigd belang. Technische beheer kunnen in de systemen bij de documenten om de aan techniek gerelateerde problemen op te kunnen lossen. Hierbij kan het nodig zijn om de problemen te reconstrueren waardoor er dus inzicht kan zijn in persoonsgegevens. De uitvoering van technisch beheer is belangrijk om een correct en betrouwbaar systeem in stand te kunnen houden.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Afzenders

• Gegevens: Naam, contactgegevens, inhoud van het document
• Verzameldoel: De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Bewaartermijn: Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van het ministerie EZK/LNV

• Gegevens: Naam, functie, organisatie-onderdeel, telefoonnummer, e-mailadres
• Verzameldoel: Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie. De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten.
• Bewaartermijn: Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
• Bron: De persoonsgegevens zijn verzameld door de opsteller van het document en kunnen ook de persoonsgegevens van de opsteller van het document betreffen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management of DoMuS bestanden.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Als opsteller en eventuele geadresseerden zitten de gegevens in DoMuS en is het document herleidbaar tot de opsteller.

Personen die in het document of bestand genoemd worden

• Gegevens: Naam, contactgegevens, inhoud van het document
• Verzameldoel: De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Bewaartermijn: Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
• Bron: De wijze waarop de persoonsgegevens verzameld zijn hangt af van de bevoegdheden en de beleidsvelden van de opstellers van de documenten.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening voor toepassen Archiefwet- en regelgeving (M271).
• Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team DoMuS belast met functioneel beheer (waaronder autoriseren) van Document Management Systeem (DoMuS/Delphi).
• Behandelaar van het document in DoMuS en andere systemen als netwerkschijven, email en samenwerkingsruimtes en alle medewerkers die toegang hebben tot deze systemen. Voor documenten die buiten DoMuS worden behandeld is de behandelaar zelf belast met het beheer en de overdracht aan Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening voor archivering (M271)
• Medewerkers postkamer (Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening) voor de verzending van papieren correspondentie (digital bron) M238
• DICTU voor het (technisch) beheer van Document Management Systeem (DoMuS), netwerkschijven, Outlook, samenwerkingsruimtes
• Afzender van de documenten

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.