Behandelen digitale documenten

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Behandelen digitale documenten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
    Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.
  • De aanmaak, behandeling, parafering en afdoening van documenten.
    Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.
  • Functioneel beheer DoMuS / Delphi.
    Functioneel beheer kunnen in de systemen bij de documenten om eventuele fouten in processen of systemen te herstellen. Door deze werkzaamheden kunnen de functioneel beheerders in aanraking komen met persoonsgegevens. De uitvoering van functioneel beheer is belangrijk om een correct en betrouwbaar systeem in stand te kunnen houden.
  • Technisch beheer DoMuS, netwerkschijven, Outlook, samenwerkingsruimtes
    Technische beheer kunnen in de systemen bij de documenten om de aan techniek gerelateerde problemen op te kunnen lossen. Hierbij kan het nodig zijn om de problemen te reconstrueren waardoor er dus inzicht kan zijn in persoonsgegevens. De uitvoering van technisch beheer is belangrijk om een correct en betrouwbaar systeem in stand te kunnen houden.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Afzenders

  • Gegevens: Naam, contactgegevens, inhoud van het document
  • Verzameldoel: De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
  • Bewaartermijn: Voor de documenten gelden verschillende bewaartermijnen. Dit is afhankelijk van de categorie/proces waarop het document betrekking heeft. De termijnen in de "Selectielijst voor de archiefbescheiden van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en taakvoorgangers vanaf 2000" zijn leidend. De selectielijst is vastgesteld in de Staatscourant Nr. 44941Gepubliceerd op 9 augustus 2018
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van het ministerie EZK/LNV

  • Gegevens: Naam, functie, organisatie-onderdeel, telefoonnummer, e-mailadres
  • Verzameldoel: Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie. De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten.
  • Bewaartermijn: Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
  • Bron: De persoonsgegevens zijn verzameld door de opsteller van het document en kunnen ook de persoonsgegevens van de opsteller van het document betreffen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management of DoMuS bestanden.
  • Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
    Gevolgen bij het niet aanleveren: Als opsteller en eventuele geadresseerden zitten de gegevens in DoMuS en is het document herleidbaar tot de opsteller.

Personen die in het document of bestand genoemd worden

  • Gegevens: Naam, contactgegevens, inhoud van het document
  • Verzameldoel: De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
  • Bewaartermijn: Voor de documenten gelden verschillende bewaartermijnen. Dit is afhankelijk van de categorie/proces waarop het document betrekking heeft. De termijnen in de "Selectielijst voor de archiefbescheiden van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en taakvoorgangers vanaf 2000" zijn leidend. De selectielijst is vastgesteld in de Staatscourant Nr. 44941Gepubliceerd op 9 augustus 2018
  • Bron: De wijze waarop de persoonsgegevens verzameld zijn hangt af van de bevoegdheden en de beleidsvelden van de opstellers van de documenten.
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening voor toepassen Archiefwet- en regelgeving (M271).
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team DoMuS belast met functioneel beheer (waaronder autoriseren) van Document Management Systeem (DoMuS/Delphi).
  • Behandelaar van het document in DoMuS en andere systemen als netwerkschijven, email en samenwerkingsruimtes en alle medewerkers die toegang hebben tot deze systemen. Voor documenten die buiten DoMuS worden behandeld is de behandelaar zelf belast met het beheer en de overdracht aan Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening voor archivering (M271)
  • Medewerkers postkamer (Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening) voor de verzending van papieren correspondentie (digital bron) M238
  • DICTU voor het (technisch) beheer van Document Management Systeem (DoMuS), netwerkschijven, Outlook, samenwerkingsruimtes
  • Afzender van de documenten

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de algemeen directeur van de Dienst ICT Uitvoering

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verdeling verantwoordelijkheid

Iedere medewerker van het ministerie kan betrokken zijn bij het behandelen van correspondentie of aanmaken van documenten. Het Hoofd van Dienst is de verantwoordelijke voor de persoonsgegevens die daarin kunnen voorkomen. Dat geldt niet alleen voor documenten in documentmanagement systeem maar ook voor gegevens op netwerkschijven, in outlook, samenwerkingsruimtes etc.

Referentie

Verwerkingsnummer: M8099
Type: Primair