Behandelen vragen, mondelinge klachten en signalen van burgers

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Behandelen vragen, mondelinge klachten en signalen van burgers in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Complete en juiste beantwoording van vragen en behandeling van mondelinge klachten en signalen van burgers door RDI en zo nodig doorgeleiding naar overige onderdelen van EZK en LNV en andere ministeries.

  Taak van algemeen belang

• Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.

  Taak van algemeen belang

• Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.

  Taak van algemeen belang

• Archiveren conform de Archiefwet.

  Wettelijke verplichting

• Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.

  Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Indieners van vragen, mondelinge klachten en signalen aan RDI

• Gegevens: Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, inhoud van de brief, e-mail of telefoongesprek. Indien nodig worden er identificerende nummers (BSN, KvK- en/of BRS-, EBS-nummer) opgevraagd.
• Verzameldoel: Beantwoording van vragen van burgers door RDI en doorgeleiding naar overige onderdelen en andere ministeries.
• Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
• Bron: Betrokkene.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Gemachtigde

• Gegevens: Contactgegevens ten behoeve van de correspondentie (NAW, telefoonnummer, e-mailadres), personalia (geslacht m/v), identificerende nummers (zoals BSN, KvK-nummer en/of BRS-nummer, EBS-nummer), contactgegevens van de ondernemer (bedrijfsnaam en -adres, locatie-adres).
• Verzameldoel: Vaststellen van de identiteit van de gemachtigde en vastleggen van contactgegevens die nodig zijn om via de gemachtigde te kunnen communiceren met de aanvrager.
• Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheelverwijderd inclusief documenten en gegevens.
• Bron: Medewerker zelf en betrokken systemen Agentschap Telecom.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Degenen die binnen RDI belast zijn met de werkzaamheden ten behoeve van de beschreven doelen van deze verwerking.
• Behandelaars van vragen, mondelinge klachten en signalen buiten RDI
• DICTU
• Auditdienst Rijk

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.