Toepassing chatbot binnen Defensie

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Toepassing chatbot binnen Defensie in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Het plaats en tijdonafhankelijk op een toegankelijke manier beantwoorden van veelvoorkomende vragen en verzoeken aan de dienstencentra van Defensie via chats.

Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Defensie heeft belang bij een effectieve, continue en efficiente bedrijfsvoering, een aantrekkelijke werkomgeving en het goed faciliteren van Defensiemedewerkers. De belangen van betrokkenen worden hierbij zoveel mogelijk gerespecteerd door het treffen van maatregelen om risico's te beperken. . Defensie heeft belang bij een effectieve, continue en efficiente bedrijfsvoering, een aantrekkelijke werkomgeving en het goed faciliteren van Defensiemedewerkers. De belangen van betrokkenen worden hierbij zoveel mogelijk gerespecteerd door het treffen van maatregelen om risico's te beperken.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Defensiemedewerkers

• Gegevens: Naam, werknemer-ID, zakelijk telefoonnummer, afdeling, accountnaam, standplaats, defensie e-mail
• Verzameldoel: Het plaats en tijdonafhankelijk op een toegankelijke manier beantwoorden van veelvoorkomende vragen en verzoeken aan de dienstencentra van Defensie via chats.
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021, werkproces 9.3.3 Het verzamelen van ruwe data. V direct na verwerking in een eindproduct. Werkproces 9.3.2 Het beheren van loggegevens, V2 jaar na einde procedure voor logging die van belang is voor auditing en onderzoek naar oneigenlijk gebruik en als bewijsmateriaal dienen voor gerechtelijke procedures.
• Bron: Betrokkene en P&O-basisadministratie
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Gesprekstranscripten
• Verzameldoel: Doorontwikkelen van de chatbot
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021, werkproces 9.3.3 Het verzamelen van ruwe data. V 6 maanden voor niet relevante data.Bijzondere persoonsgegevens worden direct verwijderd.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid

Niet-werknemers

• Gegevens: Naam, werknemer-ID, zakelijk telefoonnummer, afdeling, accountnaam, standplaats, defensie e-mail
• Verzameldoel: Het plaats en tijdonafhankelijk op een toegankelijke manier beantwoorden van veelvoorkomende vragen en verzoeken aan de dienstencentra van Defensie via chats.
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021, werkproces 9.3.3 Het verzamelen van ruwe data. V direct na verwerking in een eindproduct. Werkproces 9.3.2 Het beheren van loggegevens, V2 jaar na einde procedure voor logging die van belang is voor auditing en onderzoek naar oneigenlijk gebruik en als bewijsmateriaal dienen voor gerechtelijke procedures.
• Bron: Betrokkene en P&O-basisadministratie
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Gesprekstranscripten
• Verzameldoel: Doorontwikkeling chatbot
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021, werkproces 9.3.3 Het verzamelen van ruwe data. V 6 maanden voor niet relevante data.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Helpdeskmedewerkers Servicedesk Defensie
• Kwaliteitsbewakingmedewerker Dienstencentrum Human Resources
• Frontofficemedewerkers klantcontactcentrum Servicepunt
• Medewerkers chatbotbeheerteam
• Kwalititeitsteammedewerker Servicedesk Defensie
• Medewerker frontoffice Dienstencentrum Human Resources
• Technisch beheermedewerkers chatbots

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.