Uitvoeren communicatiebeleid, (sociale) mediamonitoring

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Uitvoeren communicatiebeleid, (sociale) mediamonitoring in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Uitvoeren communicatiebeleid Defensie: 1. Het communiceren met en verantwoording afleggen aan de eigen medewerkers en de samenleving; 2. Het bouwen aan vertrouwen van de eigen medewerkers en de Nederlandse burgers; 3. Het uitbouwen, behouden en creëren van in- en extern draagvlak voor (de taken van) de krijgsmacht; (Sociale) mediamonitoring: 3. Evalueren (ex post): hoe worden de Defensie communicatieboodschappen ontvangen en kan Defensie hier lessen uit trekken voor de toekomst?

  Taak van algemeen belang. Grondwet, artikel 68 Inlichtingenplicht en artikel 110 Openbaarheid van bestuur Wet open overheid (Woo), artikel 2.5 Belang openbaarheid Comptabiliteitswet, art. 4.20, lid 2, aanhef en sub f Beleidsevaluatie en verantwoording

• Uitvoeren communicatiebeleid Defensie: 4. Het positioneren van Defensie als aantrekkelijke partner voor relevante organisaties in de samenleving (bedrijfsleven, zorg, onderwijs) (Sociale) mediamonitoring: 1. Vroegsignalering tbv issuemanagement door signalering (ex ante): volgen van discussies over Defensie en/of Defensie gerelateerde onderwerpen in relevante arena’s 2. (Realtime) signalering: wat is de actuele berichtgeving over Defensie (gerelateerde) onderwerpen relevante arena's

  Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De inbreuk op de privacyrechten van betrokkenen is gezien de doelgroep (vaak publieke figuren/personen) en de kennelijke openbaarmaking beperkt en de belangen van Defensie bij deze verwerking zijn gerechtvaardigd en noodzakelijk. Daarbij zijn privacyrisico’s door het hanteren van de uitgangspunten communicatie Rijksoverheid en getroffen maatregelen verder beperkt. . De inbreuk op de privacyrechten van betrokkenen is gezien de doelgroep (vaak publieke figuren/personen) en de kennelijke openbaarmaking beperkt en de belangen van Defensie bij deze verwerking zijn gerechtvaardigd en noodzakelijk. Daarbij zijn privacyrisico’s door het hanteren van de uitgangspunten communicatie Rijksoverheid en getroffen maatregelen verder beperkt.

• Uitvoeren communicatiebeleid: 2. Het communiceren met en verantwoording afleggen aan de eigen medewerkers en de samenleving; (Afhandelen publieksvragen)

  Toestemming betrokkene. Voor publieksvragen die binnenkomen via de internetsite geldt dat de indiener van een vraag voor beantwoording wordt gewezen op de grondslag toestemming en wordt voldaan aan informed consent. Voor vragen die betrokkenen stellen via sociale media gelden de rechtsgronden algemeen belang, respectievelijk gerechtvaardigd belang. Behandeling van sommige vragen valt onder wettelijke taak (zoals passieve informatieverzoeken op grond van de Woo en privacyverzoeken AVG/WPG/Wiv2017.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Stakeholders (relaties uit de politiek, andere ministeries en overheden, bedrijfsleven, kennisinstellingen, media, eigen medewerkers en thuisfront)

• Gegevens: Mediatitel Twitteraccount grote (internationale) nieuwsagentschappen Naam, titel, functie stakeholder Onderwerpen en korte inhoud Vragen en antwoorden (webcare en tweede lijns) Frequentie waarmee wordt geschreven Sentiment Accountnaam/Gebruikersnaam IP-adres Contactgegevens Sociale media profielen/berichten
• Verzameldoel: Uitvoeren communicatiebeleid Defensie: 4. Het positioneren van Defensie als aantrekkelijke partner voor relevante organisaties in de samenleving (bedrijfsleven, zorg, onderwijs) (Sociale) mediamonitoring: 1. Vroegsignalering tbv issuemanagement door signalering (ex ante): volgen van discussies over Defensie en/of Defensie gerelateerde onderwerpen in relevante arena’s 2. (Realtime) signalering: wat is de actuele berichtgeving over Defensie (gerelateerde) onderwerpen relevante arena's
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021 Werkproces 9.3.3 Het verzamelen van ruwe data: V direct na verwerking in een eindproduct (hiervoor geldt de waardering werkproces waarin ruwe data zijn verzameld) V 6 maanden voor niet relevante data ( wordt niet verwerkt in een eindproduct) Werkproces 2.2 Het maken verantwoorden en uitdragen van PIOFACH beleid: V 20 jaar Werkproces 9.2 Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van communicatie: SA B 1 voor eindproduct V 5 jaar voor overige Logging: V 2 jaar
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: mediaberichten
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Publieksvrager
• Verzameldoel: Uitvoeren communicatiebeleid: 2. Het communiceren met en verantwoording afleggen aan de eigen medewerkers en de samenleving; (Afhandelen publieksvragen)
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021 Werkproces 9.3.3 Het verzamelen van ruwe data: V direct na verwerking in een eindproduct. Voor de eindproducten ( geldt de waardering van het werk proces in het kader waarvan de ruwe data zijn verzameld. V 6 maanden voor niet relevante data. Niet relevante data is data die niet wordt verwerkt in een eindproduct. Werkproces 2.2 Het maken verantwoorden en uitdragen van PIOFACH beleid: V 20 jWerkproces 9.3.2 Het beheren van loggegevens: V 2 jaar
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid

Publieksvrager

• Gegevens: Vragen en antwoorden (webcare en tweede lijns) Accountnaam/Gebruikersnaam IP-adres Contactgegevens Beeldmateriaal (foto/ video)
• Verzameldoel: Uitvoeren communicatiebeleid: 2. Het communiceren met en verantwoording afleggen aan de eigen medewerkers en de samenleving; (Afhandelen publieksvragen)
• Bewaartermijn: Selectielijst Defensie 2021 Werkprocessen: 9.3.3 Het verzamelen van ruwe data: V direct na verwerking in eindproduct (hiervoor waardering werkproces in het kader waarvan de ruwe data zijn verzameld), V 6 maanden voor niet relevante data (data die niet wordt verwerkt in een eindproduct) 2.2 Het maken verantwoorden en uitdragen van PIOFACH beleid: V 20 jaar 9.2 Het uitvoeren van intern communicatiebeleid: SA B 1 voor eindproduct, V5 overige 9.3.2 Het beheren van loggegevens, V 2 jaar
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Medewerkers Directie Communicatie
• Communicatie-functionarissen Defensieonderdelen
• Defensiemedewerkers
• Politiek, militaire en ambtelijke top
• Beleidsmedewerkers (inclusief Defensiestaf)
• Bezoekers Defensiewebsites
• Volgers sociale media defensie en vraagstellers via direct messages
• Dienst Publiek en Communicatie van het Ministerie van Algemene Zaken (MinAZ/DPC)
• Vragensteller

Doorgifte buiten EU

Er is sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie. Deze landen en/of internationale organisaties worden hieronder omschreven.

• (Sociale) media monitoring NexusLexis USA (Sociale) media monitoring Twitter USA (Sociale) media monitoring Meta (Facebook, Instagram) USA

De gegevens worden uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU, of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen. De waarborgen worden hieronder omschreven.

• Zie DPIA