Beantwoorden vragen van burgers

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Beantwoorden vragen van burgers in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Tijdige beantwoording van vragen van burgers (e-mail burger en burgerbrief overig) door het kerndepartement en doorgeleiding naar overige onderdelen en andere ministeries. Opgelegd doel van Tweede Kamer (sinds 2012) is minimaal 80% tijdige beantwoording per jaar.

Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Burgers die een brief of e-mail sturen

• Gegevens: Naam, adres, woonplaats (NAW) e-mail adres en de inhoud van de brief of email.
• Verzameldoel: Tijdige beantwoording van vragen van burgers (e-mail burger en burgerbrief overig) door het kerndepartement en doorgeleiding naar overige onderdelen en andere ministeries. Opgelegd doel van Tweede Kamer (sinds 2012) is minimaal 80% tijdige beantwoording per jaar.
• Bewaartermijn: De bewaartermijn voor burgerbrieven is in principe 5 jaar. Uiteindelijk bepaalt de verantwoordelijke hoe lang de burgerbrieven worden bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De Nationale Ombudsman geeft in haar rapportages over burgerbrieven geen vormeisen voor burgerbrieven maar als een burger geen e-mail correspondentie adres of telefoonnummer geeft dan is het beantwoorden een onmogelijkheid geworden en kunnen we het alleen ter kennisname behandelen.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Behandelaars van brieven en emails - Centrale Unit Burgerpost (Ministerie EZK, Directie Communicatie/CUB)
• Behandelaars van brieven en emails bij alle directies binnen het kerndepartement van ministerie EZK/LNV (M138 Behandelen digitale documenten)
• Behandelaars van brieven en emails buiten het kerndepartement en buiten het ministerie van EZK/LNV
• Ministerie EZK Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening belast met toepassen Archiefwet (M271)
• Ministerie EZK Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting / Functioneel beheer en Regie belast met het functioneel beheer van DoMuS
• DICTU belast met het technisch applicatiebeheer van DoMuS.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.