AVG vragen- en klachtenbehandeling, onderzoeken en audits

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking AVG vragen- en klachtenbehandeling, onderzoeken en audits in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Contactpunt voor betrokkenen over alle aangelegenheden die verband houden de verwerking van hun gegevens en de uitoefening van hun rechten (art 38 lid 4 AVG)

  Wettelijke verplichting

• Informeren en adviseren van verwerkingsverantwoordelijke over de verplichtingen uit hoofde van toepasselijke privacy wet- en regelgeving en toezien op de naleving (art 39 AVG).

  Wettelijke verplichting

• Contactpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) voor aangelegenheden die betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens, waaronder voorafgaande onderzoeken, en voor het voeren van overleg met de AP over andere aangelegenheden (AVG art 38 lid 1 sub e.).

  Wettelijke verplichting

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Personen die contact opnemen.

• Gegevens: NAW-gegevens, email, correspondentie m.b.t. vragen, signalen of klachten
• Verzameldoel: Contactpunt voor betrokkenen over alle aangelegenheden die verband houden de verwerking van hun gegevens en de uitoefening van hun rechten (art 38 lid 4 AVG)
• Bewaartermijn: Gedurende de beantwoording of afhandeling. Daarna termijnen conform MDomus en MDigitale bestanden.
• Bron: personen die contact opnemen en medewerkers LNV/ EZK
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers

• Gegevens: gespreksverslagen, feitenmateriaal ("evidence") of andere informatie die naar voren kan komen bij onderzoeken en audits.
• Verzameldoel: Informeren en adviseren van verwerkingsverantwoordelijke over de verplichtingen uit hoofde van toepasselijke privacy wet- en regelgeving en toezien op de naleving (art. 39 AVG).
• Bewaartermijn: Brondocumenten conform daarvoor geldende termijn. Overig gedurende het onderzoek. Daarna termijnen conform MDomus en MDigitale bestanden.
• Bron: bestaande bronnen
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Betrokkenen

• Gegevens: gegevensverwerkingen die voorwerp zijn van advies of onderzoek of waarover een vraag is gesteld of een klacht is ingediend.
• Verzameldoel: Informeren en adviseren van verwerkingsverantwoordelijke over de verplichtingen uit hoofde van toepasselijke privacy wet- en regelgeving en toezien op de naleving (art 39 AVG). Communicatie en onderzoek nodig voor de behandeling van vragen/klachten van betrokkenen.
• Bewaartermijn: Gedurende de behandeling of onderzoek. Daarna termijnen conform MDomus en MDigitale bestanden.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• De Functionaris voor Gegevensbescherming
• Medewerkers EZK/LNV of externe deskundigen/auditors betrokken bij beantwoording van vragen en/of het uitvoeren van de onderzoeken.
• De Autoriteit Persoonsgegevens
• Ministerie van EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering (DB) afdeling Functioneel Beheer en Regie (FB&R) team Documentmanagement (DM) voor het functioneel beheer van de applicatie DoMuS
• DICTU voor het technisch beheer van de applicatie DoMuS.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.